Klantendag 2026: van inzichten naar dagelijks gebruik

Op 15 september verwelkomden we onze klanten in het AFAS Theater in Leusden voor de jaarlijkse Flexwhere Klantendag. Het was een middag vol ervaringen, nieuwe functies en ideeën om hybride werken makkelijker te maken.

Van inspirerende klantverhalen tot de nieuwste ontwikkelingen binnen Flexwhere, er was genoeg om over te praten. Toch stond één onderwerp centraal: hoe zorg je ervoor dat medewerkers Flexwhere dagelijks gaan gebruiken?

De belangrijkste inzichten

• De klanttevredenheid blijft stijgen. De NPS van Flexwhere groeide van 32 in juli 2025 naar 41 in juli 2026.

• Dit jaar zijn er veel nieuwe functies toegevoegd, waarvan een groot deel rechtstreeks voortkomt uit wensen van klanten.

• Provincie Drenthe en Gemeente Hilversum vertelden hoe zij Flexwhere dagelijks gebruiken. In een klantvideo liet Gemeente Midden Groningen zien hoe zij met Flexwhere werken.

• Het stimuleren van het gebruik van Flexwhere stond centraal, met praktische tips om de app onderdeel te maken van de dagelijkse werkdag.

• Bezoekers beoordeelden de klantendag met een 4,6 uit 5.

Een jaar vol verbeteringen, dankzij onze klanten

Het afgelopen jaar is er veel veranderd binnen Flexwhere. Tijdens de klantendag deelden we de nieuwste ontwikkelingen en gaven we alvast een voorproefje van wat er nog aankomt.

Veel verbeteringen zijn ontstaan dankzij feedback van klanten. Of het nu gaat om makkelijker reserveren, beter inzicht in de bezetting of het vereenvoudigen van dagelijkse taken, het doel blijft hetzelfde: medewerkers helpen om hun werkomgeving optimaal te benutten.

Een aantal hoogtepunten van dit jaar:

• Makkelijker reserveren: Sneller werkplekken reserveren, automatisch inchecken bij parkeerplaatsen en duidelijkere informatie over reserveringen.

• Beter inzicht in de werkplekbezetting: Realtime inzicht in de bezetting van vergaderruimtes via sensoren en nauwkeurigere informatie over waar collega's werken.

• Flexibeler vergaderruimtes reserveren: Mogelijkheden om catering toe te voegen en verbeteringen die het organiseren van vergaderingen makkelijker maken.

• Verbeterde plattegronden: Duidelijkere weergave van de beschikbaarheid, makkelijker reserveren voor groepen en meer bewerkingsmogelijkheden voor beheerders.

• Eenvoudiger gebruikersbeheer: De mogelijkheid om gastgebruikers toe te voegen buiten de reguliere gebruikerssynchronisatie, naast verbeteringen bij het aanmelden en de authenticatie.

• Europese dataopslag: Flexwhere data wordt gehost en opgeslagen in datacenters binnen de EU.

Daarnaast gaven we een voorproefje van toekomstige ontwikkelingen, zoals inchecken bij vergaderruimtes, slimmere updates van reserveringen, het automatisch koppelen van werkplekken en een duidelijker overzicht van je werkweek.

Van elkaar leren: verhalen van onze klanten

Wat werd het meest gewaardeerd tijdens de klantendag? De verhalen van onze klanten. Elke werkomgeving is anders en door ervaringen uit te wisselen, kun je veel van elkaar leren.

Dit jaar deelden Provincie Drenthe en Gemeente Hilversum hun ervaringen. Ook kregen we via een klantvideo een kijkje achter de schermen bij Gemeente Midden Groningen.

Provincie Drenthe: de juiste plek vinden om te werken

Bij Provincie Drenthe begint hybride werken met een eenvoudig uitgangspunt: het werk bepaalt waar je werkt. Of medewerkers nu thuiswerken, een andere locatie bezoeken of op het provinciehuis zijn, Flexwhere helpt hen om hun werkdag te plannen.

Marc Suurd, functioneel beheerder bij Provincie Drenthe, liet zien hoe Flexwhere medewerkers helpt bij dagelijkse vragen. Waar kan ik werken? Waar zijn mijn collega's? Welke vergaderruimte is beschikbaar? En waar vind ik de voorzieningen die ik nodig heb?

Ook vertelde hij hoe de provincie Flexwhere blijft verbeteren op basis van feedback van medewerkers. Van betere filters en informatie over toegankelijkheid tot het onderzoeken van realtime inzicht in de bezetting van vergaderruimtes. Zo wordt het steeds makkelijker voor medewerkers om hun weg te vinden op kantoor.

Gemeente Hilversum: betere beslissingen nemen met bezettingsdata

Hoeveel kantoorruimte heb je eigenlijk nodig? En hoe weet je welke ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt?

Gemeente Hilversum liet zien hoe zij het Flexwhere Occupancy Dashboard en sensordata gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van hun kantoor.

Door te kijken naar de werkelijke bezetting in plaats van uit te gaan van aannames, krijgt de gemeente waardevolle inzichten. Die helpen om betere beslissingen te nemen over de inrichting en het gebruik van de werkomgeving.

Gemeente Midden Groningen: meten wat belangrijk is

Ook deelden we onze nieuwste klantvideo met Gemeente Midden Groningen. Hierin laten zij zien hoe Flexwhere aansluit op hun manier van werken binnen de gemeente.

Lees het klantverhaal van Gemeente Midden Groningen en bekijk de video.

Meer dan software: hardware en partners

Flexwhere draait niet alleen om wat je op je scherm ziet. Tijdens de klantendag ontdekten we ook hoe hardware en integraties het gebruik van de werkomgeving nog makkelijker kunnen maken.

Zo demonstreerden we hoe medewerkers met PuKK Workspace van ProDVX hun werkplekreservering eenvoudig kunnen bevestigen door hun telefoon via NFC tegen het apparaat te houden. De sensoren van Delmation bieden daarnaast realtime inzicht in de bezetting van vergaderruimtes.

Ook lieten we zien hoe narrowcasting nuttige informatie uit Flexwhere direct zichtbaar maakt op kantoor. Denk aan schermen waarop medewerkers beschikbare werkplekken en vergaderruimtes kunnen zien, of handige herinneringen krijgen op de plekken waar ze die nodig hebben.

Al deze oplossingen dragen bij aan hetzelfde doel: Flexwhere makkelijker in gebruik maken en zichtbaarder maken tijdens de werkdag.

Gebruikersadoptie: van toegang tot dagelijks gebruik

De juiste software voor je werkomgeving hebben is één ding. Ervoor zorgen dat medewerkers die software ook regelmatig gebruiken, is een tweede.

Daarom stond gebruikersadoptie centraal tijdens de Flexwhere Klantendag van dit jaar.

Als medewerkers Flexwhere actief gebruiken, heeft iedereen daar voordeel van. Collega's kunnen elkaar en beschikbare werkplekken makkelijker vinden. Tegelijkertijd krijgen organisaties betrouwbaardere inzichten in het gebruik van hun gebouwen.

Voorafgaand aan het evenement beoordeelden bezoekers de gebruikersadoptie binnen hun eigen organisatie gemiddeld met een 4 uit 5. Tijdens de sessie vergeleken we deze inschattingen met de daadwerkelijke gebruiksdata. Dat leverde interessante gesprekken op.

Eén ding werd duidelijk: medewerkers toegang geven tot Flexwhere is pas het begin. Het gaat erom dat Flexwhere onderdeel wordt van hun dagelijkse routine.

We deelden drie praktische manieren om het gebruik van Flexwhere te stimuleren:

1. Maak Flexwhere zichtbaar. Gebruik stickers bij werkplekken, posters, schermen op kantoor en QR codes die verwijzen naar korte instructievideo's. Soms is een eenvoudige herinnering op de juiste plek al genoeg.

2. Blijf communiceren. Deel handige tips, breng nieuwe functies onder de aandacht en benader medewerkers die Flexwhere nog niet gebruiken. Eén e mail bij de introductie is meestal niet voldoende.

3. Maak Flexwhere onderdeel van dagelijkse routines. Laat nieuwe medewerkers tijdens de onboarding kennismaken met Flexwhere, bespreek het gebruik tijdens teamoverleggen en betrek collega's die anderen op weg kunnen helpen.

Wat vonden de bezoekers?

Bezoekers beoordeelden de klantendag met een 4,6 uit 5. Maar liefst 57% gaf de hoogste score.

Het grootste hoogtepunt was niet een specifieke functie of presentatie, maar de mogelijkheid om andere Flexwhere klanten te ontmoeten.

93% van de respondenten waardeerde vooral het contact met andere klanten. Daarnaast vond 86% het waardevol om te horen hoe andere organisaties Flexwhere gebruiken.

Een aantal inzichten dat bezoekers met ons deelden:

"Meten is weten."

"Er zijn meer mogelijkheden dan we nu gebruiken en er komen nog veel meer verbeteringen aan."

"Horen hoe andere organisaties Flexwhere gebruiken en zien hoe het ook anders kan."

Een van de bezoekers vatte de middag mooi samen:

"Geweldige bijeenkomst! Leuk en inspirerend."

Tot de volgende keer!

We willen iedereen bedanken die erbij was in Leusden. Het was fijn om zoveel bekende gezichten terug te zien, nieuwe mensen te ontmoeten en jullie ideeën en ervaringen te horen.

Een speciaal woord van dank aan Provincie Drenthe en Gemeente Hilversum voor het delen van hun verhalen en aan Gemeente Midden Groningen voor het kijkje in hun dagelijkse gebruik van Flexwhere.

We kijken ernaar uit om jullie de volgende keer weer te zien!

Was je er niet bij of wil je de hoogtepunten nog eens terugzien? Bekijk de aftermovie op LinkedIn.

Benieuwd wat de nieuwe functies voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op met je accountmanager of reserveer een demo.