Ga je verhuizen met je kantoor? Zo beheer je plattegronden en data met Flexwhere

Verhuizen met je kantoor is een grote stap. Een nieuwe ruimte, een frisse start en een geoptimaliseerde indeling geven energie. Tegelijk komt er veel bij kijken, van inpakken en plannen tot het waarborgen van de continuïteit.

Ook wij bij Flexwhere zitten middenin een verhuizing. Daarbij hebben we waardevolle inzichten opgedaan over hoe ons eigen platform je kan ondersteunen tijdens deze overgang.

Van het reserveren van een werkplek tot inzicht in ruimtegebruik, Flexwhere is ontworpen om je kantoorleven makkelijker te maken. Maar wat gebeurt er als de volledige kantoorstructuur verandert? We leggen uit hoe je met de krachtige plattegronden van Flexwhere je verhuizing soepel laat verlopen, inclusief lessen uit onze eigen ervaring.

Historische data, behouden of opnieuw beginnen?

Een van de eerste keuzes bij het inrichten van je nieuwe kantoor in Flexwhere gaat over je historische data. Je huidige statistieken zijn gekoppeld aan je bestaande gebouw en plattegrond. Bij een verhuizing start je in feite met een nieuw digitaal canvas, met een nieuwe plattegrond zonder gebruiksdata.

De vraag is dus: wil je je bestaande statistieken behouden of zie je het nieuwe kantoor als een frisse start?

Optie 1: Behoud je historie

Is historische data belangrijk voor trendanalyses op de lange termijn? Dan kun je kiezen voor een strategische vervanging van de kantoor plattegrond. Hierbij vervang je de oude plattegrond afbeelding door de nieuwe indeling, terwijl je bestaande werkplekken, inclusief gekoppelde dockingstations, zorgvuldig verplaatst naar de nieuwe visuele informatie.

Handig als:

Je bezetting voor en na de verhuizing wilt vergelijken

Continuïteit in rapportages belangrijk is

De structuur van je werkplekken grotendeels hetzelfde blijft

Optie 2: Kies voor een frisse start

Misschien past een schone lei beter bij een nieuwe locatie . Door volledig nieuwe plattegronden en nieuwe werkplekken aan te maken, begin je voor dat gebouw opnieuw met je analyses in Flexwhere.

Handig als:

De indeling fundamenteel anders is

Je prestaties uitsluitend in de nieuwe omgeving wilt meten

Historische vergelijking minder relevant is

Welke keuze je ook maakt, neem deze beslissing vroeg in het proces. Het heeft grote invloed op de inrichting van je Flexwhere omgeving.

Docking Stations opnieuw koppelen met geautomatiseerde mapping

Voor een soepele flex werkervaring is het correct koppelen van dockingstations aan werkplekken essentieel. Tijdens een verhuizing kan dit echter een tijdrovende en frustrerende klus zijn. Dat hebben wij zelf ook ervaren.

Juist daardoor zien we de meerwaarde van geautomatiseerde mapping. Stel je voor dat Flexwhere automatisch dockingstations herkent en koppelt aan de juiste werkplek, met minimale handmatige stappen. Daar werken we naartoe, mede op basis van onze eigen recente ervaringen.

Tip: label vóór de verhuizing elk dockingstation zorgvuldig met het bijbehorende werkplek ID. Dat versnelt het opnieuw koppelen aanzienlijk.

De eerste periode na de verhuizing managen

Laten we eerlijk zijn, de eerste dagen of weken in een nieuw kantoor zijn vaak wat onrustig. Zelfs met een goede voorbereiding is er altijd een gewenningsperiode. Je nieuwe plattegrond in Flexwhere kan er perfect uitzien, maar zolang niet alles fysiek is gekoppeld, kan de bezettingstijd nog afwijken van de werkelijkheid.

Met de juiste voorbereiding houd je deze overgang beheersbaar.

1. Bepaal je datastrategie
Beslis vooraf of je je oude statistieken behoudt of opnieuw begint. Dit bepaalt hoe je je Flexwhere omgeving inricht.

2. Richt je plattegronden op tijd in
Maak de nieuwe plattegronden ruim vooraf aan in Flexwhere. Ook als dockingstations nog niet zijn aangesloten, kun je werkplekken en ruimtes alvast inrichten. Teams kunnen zo wennen aan de nieuwe indeling en eventueel al reserveren. Communiceer wel duidelijk dat er in het begin kleine afwijkingen kunnen zijn.

3. Pas tijdelijk automatisch vrijgeven aan
De functie voor automatisch vrijgeven is ideaal om ruimte optimaal te benutten. In de eerste fase na een verhuizing kan deze functie echter werkplekken vrijgeven terwijl het systeem de bezetting nog niet correct registreert, bijvoorbeeld door nog niet gekoppelde dockingstations.

Overweeg daarom om automatisch vrijgeven tijdelijk uit te schakelen, bijvoorbeeld voor enkele dagen of een week, totdat je bezettingstijd betrouwbaar is. Zo voorkom je dat collega’s aankomen bij een gereserveerde werkplek die ineens weer beschikbaar lijkt.

Communicatie is je krachtigste hulpmiddel

Software zoals Flexwhere is een belangrijk onderdeel van een succesvolle verhuizing, maar communicatie met je teams is minstens zo belangrijk.

Schep duidelijke verwachtingen: Informeer iedereen over de planning en mogelijke tijdelijke verstoringen in de nauwkeurigheid van data. Geef eerlijk aan dat er een korte gewenningsperiode kan zijn.

Geef heldere instructies: Mogen bepaalde teams al naar kantoor komen? Verloopt de verhuizing per verdieping? Duidelijke richtlijnen voorkomen onduidelijkheid en frustratie.

Leg de rol van Flexwhere uit: Laat zien hoe Flexwhere helpt tijdens de verhuizing. Licht toe hoe collega’s de nieuwe plattegronden gebruiken en wat ze kunnen verwachten bij het reserveren van een werkplek.

Zorg voor een feedback kanaal: Maak het eenvoudig om problemen te melden, bijvoorbeeld bij het reserveren van een werkplek of bij apparatuur. Deze feedback helpt om snel bij te sturen.

Extra tips voor een soepele verhuizing met Flexwhere

Gefaseerde aanpak: Verhuis indien mogelijk per team of afdeling. Zo blijft het overzichtelijk en kan je facilitaire team zich per zone focussen. In Flexwhere kun je verdiepingen of zones pas beschikbaar maken zodra ze volledig gereed zijn.

Ruim vooraf op: Moedig collega’s aan om hun huidige werkplek op te ruimen. Minder spullen betekent minder organiseren op de nieuwe locatie.

Welkomstpakket op dag één: Geef collega’s bij aankomst een korte handleiding met essentiële informatie, zoals een print van de nieuwe plattegrond, contactgegevens en wifi informatie.

Ingerichte helpzone: Richt de eerste dagen een duidelijk zichtbare helpdesk in waar collega’s terechtkunnen met vragen over IT, de indeling of het reserveren van een werkplek.

Evaluatie achteraf: Stuur na enkele weken een korte enquête om feedback te verzamelen over de verhuizing en de nieuwe werkomgeving. Dit helpt bij verdere optimalisatie.

Werk je bewegwijzering bij: Zorg dat fysieke borden en digitale navigatie aansluiten op de nieuwe plattegronden in Flexwhere.

Test vooraf grondig: Laat een klein team een proefdag draaien vóór de officiële opening. Laat hen werkplekken reserveren, dockingstations testen en verbinding maken met wifi. Zo ontdek je eventuele knelpunten op tijd.

Een kantoorverhuizing hoeft geen nachtmerrie te zijn. Met een doordachte aanpak, heldere communicatie en slim gebruik van Flexwhere maak je van een complexe operatie een kans om efficiënter en toekomstgericht te werken.

Door te leren van onze eigen ervaring helpen we je graag om van je volgende verhuizing de soepelste tot nu toe te maken.