.png)
.png)
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt op 4 november 2026 · versie 3.0
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken als je onze website bezoekt, je Flexwhere-account gebruikt of contact opneemt met onze supportdesk, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. Vragen over deze verklaring? Mail naar privacy@dutchview.com.
Wie zijn wij
Flexwhere is een werkplekapplicatie (SaaS-oplossing) voor flexibel werken: werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen reserveren en collega's vinden, die Dutchview information technology B.V. (hierna: Dutchview) beschikbaar stelt aan klantorganisaties. Bij de verwerkingen in deze verklaring zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Verwerken we gegevens binnen Flexwhere in opdracht van onze klantorganisaties, dan zijn wij verwerker; die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst met de klant en niet onder deze verklaring. Heb je daar vragen over, neem dan contact op met de organisatie waarvoor je werkt.
Onze gegevens:
Dutchview information technology B.V.
Keizerstraat 43
7411 HE Deventer
Nederland
KvK-nummer: 53977599
Welke gegevens we verzamelen
Contactgegevens: gegevens waarmee we contact met je kunnen opnemen. Bijvoorbeeld: naam, bedrijfsnaam, functie, land, telefoonnummer en e-mailadres.
Accountgegevens: gegevens die jou als gebruiker identificeren. Bijvoorbeeld: inlognaam, gehasht wachtwoord en de profielgegevens die worden gedeeld als je inlogt met een Google-, Microsoft- of Apple-account.
Klik- en gedragsgegevens: gegevens over hoe je onze website en app gebruikt. Bijvoorbeeld: bezochte pagina's, duur van het bezoek, klikken, cookies en andere analytische gegevens.
Door jou aangeleverde inhoud: gegevens die je aanmaakt als je contact met ons opneemt. Bijvoorbeeld: de vraag in je contactformulier of supportticket, antwoorden op enquêtes, feedback, en de opname, het transcript en de samenvatting van een telefoongesprek met onze supportdesk.
Hoe en waarom we je gegevens verwerken
| Doel | Categorieën gegevens | Grondslag | Hoe lang we het bewaren |
|---|---|---|---|
| Onze website laten werken. Als je onze site bezoekt, verzamelen we technische informatie. | Klik- en gedragsgegevens | Ons gerechtvaardigd belang | Zie onze cookieverklaring |
| Een account aanmaken en gebruiken. Als je een account aanmaakt, geef je ons informatie over jezelf. | Contactgegevens, accountgegevens | Uitvoering van een overeenkomst | Tot 2 jaar na het laatste gebruik van het account |
| Je demo- of proefaanvraag afhandelen. Als je via onze website een demo of proefperiode aanvraagt, verwerken we je gegevens om de aanvraag uit te voeren. | Contactgegevens | Uitvoering van een overeenkomst | Tot 6 maanden na de demo of proefperiode |
| Contact- en supportvragen afhandelen. Als je contact met ons opneemt via e-mail, contactformulier, chat of ticket, geef je ons informatie over jezelf en je vraag. | Contactgegevens, door jou aangeleverde inhoud | Uitvoering van een overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang | Tot 2 jaar na het laatste contact |
| Telefonisch contact met onze supportdesk. Zie de paragraaf hieronder. | Contactgegevens, door jou aangeleverde inhoud | Ons gerechtvaardigd belang | Opname en transcript: tot de samenvatting is opgeslagen. Samenvatting: tot 2 jaar na het laatste contact |
Telefonisch contact met onze supportdesk
Als je onze supportlijn belt, nemen we het gesprek op. Voordat je wordt doorverbonden hoor je een melding en kun je kiezen om niet te worden opgenomen. Kies je daarvoor, dan wordt het gesprek niet opgenomen en niet verder verwerkt. We nemen gesprekken op om de kwaliteit van onze support te beoordelen en te verbeteren, om onze supportmedewerkers te trainen en om een samenvatting van het gesprek vast te leggen in het klantdossier van je organisatie. Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij goede klantondersteuning en volledige klantdossiers.
De opname wordt automatisch uitgeschreven en samengevat door onze telefonieprovider Voys B.V. en haar subverwerkers, allemaal binnen de Europese Economische Ruimte. De opname en het transcript worden verwijderd zodra de samenvatting is opgeslagen in ons klantrelatiesysteem (HubSpot, EU-regio). De samenvatting bewaren we tot 2 jaar na je laatste contact met onze supportdesk, dezelfde termijn als bij andere supportvragen. Ook onze supportmedewerkers worden opgenomen; zij zijn daarvan op de hoogte.
Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking, of ons vragen de samenvatting van je gesprek te verwijderen, via support@flexwhere.com.
Wie verwerkt je gegevens nog meer
Voor de bovenstaande doelen maken we gebruik van de volgende verwerkers. Zij verwerken je gegevens in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst en binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij anders vermeld.
- HubSpot (klantrelatiebeheer, contactformulieren, supporttickets, gespreksamenvattingen en de AI-chatbot op onze supportsite). Ons HubSpot-account wordt gehost in de EU-regio. HubSpot Inc. is een Amerikaans bedrijf; eventuele doorgiften naar de VS vallen onder het EU-VS Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen van de EU.
- Voys B.V. (telefonie, gespreksopname, transcriptie en samenvatting), met haar subverwerkers Devhouse Spindle B.V., Osso B.V. en Amazon Web Services EMEA SARL, allemaal binnen de EER.
- Google Analytics (websitestatistieken). De details, waaronder bewaartermijnen, staan in onze cookieverklaring.
- OVHcloud (Roubaix en Gravelines, Frankrijk) (hosting van Flexwhere en je accountgegevens, binnen de EER).
- Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, Verenigde Staten) (versturen van accountuitnodigingen en systeemmails: naam en e-mailadres). Doorgiften naar de VS vallen onder het EU-VS Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen van de EU.
We verkopen je gegevens niet. We kunnen gegevens delen als we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld als de politie gegevens vordert bij een vermoeden van een strafbaar feit.
Hoe we je gegevens beveiligen
Dutchview is gecertificeerd voor ISO/IEC 27001 en ISO 9001. We versleutelen onder meer gegevens tijdens transport, gebruiken waar mogelijk tweefactorauthenticatie of single sign-on, hosten je accountgegevens en de applicatie binnen de Europese Economische Ruimte, beperken de toegang tot de personen die die nodig hebben voor de genoemde doelen, en leggen vast wie wanneer toegang tot gegevens heeft gehad.
Je privacyrechten
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die we over je verwerken in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, een gegeven toestemming in te trekken en je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Wil je een recht uitoefenen, mail dan naar privacy@dutchview.com. We reageren binnen een maand.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten zodat we het kunnen oplossen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies
Welke cookies onze website gebruikt, en hoe lang, staat in onze cookieverklaring.
Websites van derden
Onze website bevat links naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop die websites met persoonsgegevens omgaan. Lees hun privacyverklaringen.
Wijzigingen in deze verklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op onze website, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Accounthouders informeren we per e-mail over belangrijke wijzigingen voordat ze ingaan.