Het beheren van vergaderruimtes hoeft niet ingewikkeld te zijn. In een hybride werkomgeving willen mensen vooral weten welke ruimte past bij hun behoefte, zoals hoeveel mensen erin passen en of er daadwerkelijk een vergaderruimte beschikbaar is. Daarom hebben we slimmere manieren geïntroduceerd om de capaciteit van vergaderruimtes in te stellen, deze duidelijk te tonen in de app en, wanneer sensoren aanwezig zijn, live bezetting in realtime te laten zien. Alles is ontworpen om teams sneller de juiste ruimte te laten kiezen, zonder giswerk.
In deze blog leggen we uit hoe deze nieuwe functies werken, wat ze betekenen voor jouw werkplek en hoe ze samenwerking verbeteren.
1. Stel de capaciteit van vergaderruimtes in via het Control Centrum
Als admin kun je nu de capaciteit van elke vergaderruimte direct instellen in het Control Centrum. In plaats van labels te gebruiken als omweg, is capaciteit nu een vast veld. Dit maakt ruimtegegevens duidelijker en makkelijker te beheren.
Voordelen van het instellen van vergaderruimte capaciteit:
- Altijd actuele en correcte informatie
- Snellere en overzichtelijke inrichting van nieuwe locaties
- Geen handmatige workarounds met labels meer
2. Bekijk de capaciteit van vergaderruimtes direct in de app
Zodra de capaciteit is ingesteld in het Control Centrum, wordt deze automatisch weergegeven in de Flexwhere app. Medewerkers zien meteen welke vergaderruimte het beste past bij het aantal deelnemers.
Door een ruimte te kiezen die goed aansluit bij het aantal genodigden, voorkomen teams dat grotere ruimtes onnodig worden bezet. Zo blijven deze beschikbaar voor wie ze echt nodig heeft. Het resultaat is slimmer gebruik van vergaderruimtes, minder verspilling en een efficiënter kantoor.
Voordelen van transparante vergaderruimte capaciteit:
- Snellere keuze op basis van groepsgrootte
- Minder reservering fouten en last minute wijzigingen
- Efficiënter gebruik van beschikbare vergaderruimtes
3. Bekijk live bezetting van vergaderruimtes met sensoren
Hier hebben we achter de schermen al langere tijd aan gewerkt en we zijn blij dat het nu beschikbaar is. Wanneer een vergaderruimte is uitgerust met sensoren, toont Flexwhere de live bezetting in de app, gebaseerd op de ingestelde capaciteit. Je ziet in één oogopslag hoe vol een ruimte is, met duidelijke kleurindicatoren:
- Groen wanneer de ruimte minder dan 50 procent bezet is
- Geel bij een bezetting tussen 50% en 75%
- Rood wanneer de bezetting boven de 75% komt, inclusief overcapaciteit
Dit helpt medewerkers om snel te zien of er nog plek is om aan te schuiven en voorkomt overvolle vergaderruimtes. Voor admins geeft dit realtime en betrouwbaar inzicht in het daadwerkelijke gebruik van vergaderruimtes. Is er geen capaciteit ingesteld in het Control Centrum, dan toont Flexwhere gewoon het aantal aanwezige personen, zodat je altijd een helder en actueel beeld hebt.
Voordelen van realtime bezettingsinzicht:
- Duidelijk zicht op hoe vol een ruimte is, gebaseerd op capaciteit
- Snelle keuzes dankzij kleurindicaties
- Minder overvolle vergaderruimtes en slimmer gebruik van meetingruimtes
Waarom dit belangrijk is voor jouw werkplek
Het beheren van vergaderruimtes draait vaak om kleine frustraties. Ruimtes die te groot zijn, te vol zitten of wel gereserveerd zijn maar niet gebruikt worden. Door capaciteitsinstellingen te combineren met live bezetting inzicht neemt Flexwhere dat giswerk weg en wordt dagelijkse planning een stuk eenvoudiger.
Admins stellen duidelijke capaciteiten in via het Control Centrum. Medewerkers zien direct welke ruimte past bij hun meeting. Met sensoren laat live bezetting zien hoe vol een ruimte echt is. Samen zorgt dit voor:
- Slimmere reserveringen op basis van groepsgrootte
- Realtime inzicht in het gebruik van vergaderruimtes gedurende de dag
- Minder reservering fouten en minder verspilde ruimte
Het resultaat is minder tijd kwijt aan beheer, beter gebruik van kantoorruimte en een prettigere meeting ervaring voor iedereen.
Klaar voor de volgende stap?
Deze functies laten zien wat er mogelijk is wanneer capaciteit en live bezetting samenkomen. Gebruik je Flexwhere al zonder sensoren, dan geven sensoren je realtime inzicht in hoe vergaderruimtes daadwerkelijk worden gebruikt. Zit je op het gratis plan, dan biedt een upgrade extra instellingen en zichtbaarheid die reserveren en plannen eenvoudiger maken. Of je nu verspilling wilt verminderen, samenwerking wilt verbeteren of je kantoor slimmer wilt inzetten, er is altijd een volgende stap die past bij jouw situatie.
Benieuwd hoe dat eruit ziet voor jouw werkplek?
Beschikbaar voor Standard, Business en Vergaderruimtes abonnementen. Zijn er nog geen sensoren, dan helpt je accountmanager je graag met de mogelijkheden. De sensors add-ons kunnen extra kosten met zich meebrengen, afhankelijk van je situatie.
Gebruik je het Basic plan, dan is een upgrade nodig. Sensoren kunnen op elk moment worden toegevoegd. Neem contact met ons op om de opties te bespreken.
