“Eenvoudig en intuïtief”

Bij het ingenieursbureau iNeG staat het streven naar een slimme toekomst voorop. Maar dit doel wordt niet alleen nagestreefd in samenwerking met klanten, ook intern wil iNeG innovatief en modern werken. Hun kantoor bevindt zich in het hart van Bad Iburg bij Osnabrück en door de constante groei wordt het daar tijdens piekuren vaak druk. Daarom gingen ze op zoek naar een software-oplossing en vonden al snel de Desk-Sharing software FlexWhere. In een gesprek met Thomas Österreich (projectleider) en Jens Binner (IT) vertellen ze waarom ze zo tevreden zijn met FlexWhere.

iNeG hecht veel waarde aan een gebruiksvriendelijke interface, en dat biedt FlexWhere zeker. Medewerkers kunnen gemakkelijk online hun gewenste werkplek kiezen en reserveren. Dankzij het werkplekreserveringssysteem is de vervelende zoektocht naar een bureau met een paar klikken opgelost. Het grote voordeel van FlexWhere is dat er een digitale plattegrond van het bedrijf wordt gebruikt, waardoor medewerkers ook visueel geholpen worden bij het kiezen van hun zitplaats. Dit maakt desk-sharing eenvoudig en ongecompliceerd.

FlexWhere brengt mensen samen en is IT-vriendelijk

Voor Thomas Österreich is het een groot voordeel dat hij via FlexWhere snel kan zien welke collega’s op kantoor zijn. De software maakt het ook mogelijk om een tafel naast een collega te reserveren, wat de samenwerking vergemakkelijkt. Dit verbetert de interne processen aanzienlijk. Bovendien kan hij eenvoudig vergaderruimtes reserveren voor teambesprekingen. Jens Binner waardeert vooral de eenvoudige compatibiliteit met andere software in het bedrijf. FlexWhere werkt met de gegevens die het bedrijf al heeft en kan gekoppeld worden aan systemen zoals Citrix, Active Directory of RDP. Dit stelt de IT in staat om snel en eenvoudig te zien welke werkplekken vrij zijn voor eventuele IT-taken. Dankzij de zelfverklarende gebruikersinterface zijn er steeds minder vragen, en ook nieuwe medewerkers vinden snel hun weg in het systeem. „Dat is ook een grote verlichting voor de IT”, zegt Jens Binner.

Eenvoudig en universeel

Om een zitplaats te reserveren, hoeven medewerkers zich alleen aan te melden in de FlexWhere-app of op de website. Vervolgens worden de vrije werkplekken en beschikbare tijdslots weergegeven. Het gereserveerde bureau wordt automatisch geregistreerd en in het hele systeem weergegeven, zodat er geen dubbele reserveringen zijn. Het snelle overzicht heeft nog een ander groot voordeel. Medewerkers die spontaan een vergadering willen organiseren of voor een belangrijk gesprek rust zoeken, kunnen via de software snel zien welke ruimte beschikbaar is. Ook kunnen ze in zogenaamde Open Spaces een plek reserveren, zoals in de buitenruimte van het kantoor of de kantine.

FlexWhere is compatibel met elk besturingssysteem, zowel op computers als op mobiele apparaten. Zo kunnen medewerkers de software gebruiken op hun eigen apparaten en op bedrijfsapparaten. De check-in dockingstations direct bij de werkplek zijn volgens Thomas Österreich een echte aanwinst, omdat de check-in hiermee zonder verdere handelingen wordt voltooid.

Toekomstgerichte kantoorbenutting - dankzij statistieken van FlexWhere

Volgens Jens Binner gebruikt iNeG de statistieken gretig om het gebruik van hun kantoor te optimaliseren. Dankzij het snelle overzicht van bezetting en benutting kunnen ze veel leren over mogelijke verbeteringen in de personeelsplanning.

Conclusie - gebruiksvriendelijk en vooruitstrevend naar succes

iNeG heeft dankzij FlexWhere een grote stap gezet richting digitalisering en kantooroptimalisatie. Net als veel andere bedrijven heeft ook iNeG nog veel potentieel in de kantoorplanning, wat ook voor grote kostenbesparingen zorgt. Thomas Österreich en Jens Binner zijn in ieder geval zeer tevreden met FlexWhere. Door de vele slimme functies en de logische structuur van de software is FlexWhere de ideale achtergrondspeler voor elk kantoor. Bij FlexWhere werken we elke dag aan verdere functies en verbeteringen van onze software. We zijn trots en blij dat iNeG ons product zo waardeert.