“Alleen al door te meten kun je geld besparen en giswerk voorkomen”

Maak kennis met gemeente Midden-Groningen

Toen de gemeente Midden-Groningen nieuwe gebouwen in gebruik nam, was de organisatie al op weg naar hybride werken. Ze had een manier nodig om werkplekken flexibel te beheren en tegelijk goed zicht te houden op hoe de ruimte daadwerkelijk werd gebruikt. De gemeente begon met Flexwhere op zo’n 60 werkplekken. Binnen ongeveer zes weken hadden medewerkers het echt omarmd.

Situatie

De gemeente merkte al snel dat medewerkers het lastig vonden om werkplekreserveringen te beheren. Iemand reserveerde bijvoorbeeld een bureau en kwam om 9 uur binnen, om vervolgens te ontdekken dat een collega er om 8 uur al was gaan zitten. Medewerkers waren simpelweg nog niet klaar voor deze manier van werken. Daarom besloot de gemeente vrij snel te stoppen met de reserveringsfunctie en zich te richten op realtime inzicht in wie welke ruimte gebruikt.

De grotere uitdaging was beleving. Mensen zijn erg gevoelig voor ervaren drukte, en klachten over volle kantoren kwamen terecht bij teamleiders en soms bij de ondernemingsraad. In 2022 bood de gemeente aan om 500 asielzoekers op te vangen in een gebouw in Zuidbroek, en ook de Koninklijke Marechaussee en de politie zouden worden gehuisvest op de gemeentewerf. Een teamleider zei al snel dat er geen ruimte was, en de eerste reactie was dat er een extra tijdelijk kantoor gebouwd moest worden.

“Negen van de tien keer praten mensen vanuit gevoel.”

Oplossing

In plaats van eerst te bouwen, keek de gemeente naar de data. Flexwhere liet een bezettingsgraad van zo’n 50% zien: er was dus ruim voldoende plek.

Inmiddels sluit de hele aankomstervaring op elkaar aan. Medewerkers komen op de fiets, zetten die in de fietsenstalling en zien binnen een paar stappen in het gebouw een scherm. Daarop staat de beschikbaarheid van werkplekken per verdieping: groen betekent beschikbaar, geel betekent bezet en rood betekent dat er actief gewerkt wordt. Bezettingssensoren meten of bureaus en vergaderruimtes daadwerkelijk worden gebruikt. Werkplekken komen automatisch vrij als iemand langer dan een uur weg is of zich afmeldt.

De gemeente combineert dit met duidelijke, eenvoudige afspraken. Een stilteplek mag bijvoorbeeld niet langer dan twee uur bezet worden; daarna gaan medewerkers terug naar de zone van hun team of werken ze zo nodig thuis.

“Je wilt af van aannames en met data laten zien of bureaus en vergaderruimtes echt gebruikt worden.”

Resultaat

Door echte bezettingsdata te gebruiken in plaats van te vertrouwen op aannames, kan Midden-Groningen beter onderbouwde beslissingen nemen over zijn gebouwen en werkplekken.

• Onnodige bouwkosten voorkomen. Een extra ruimte aan het gebouw toevoegen had zo’n €150.000 gekost. Met bezettingsdata kon de gemeente aantonen dat die extra ruimte niet nodig was. Door bestaande werkplekken beter te benutten en de gemaakte afspraken na te leven, is uitbreiden niet nodig.
• Minder spanning rond beschikbare werkplekken. In plaats van af te gaan op hoe druk een gebouw aanvoelt, kan de gemeente met data laten zien hoeveel ruimte er echt wordt gebruikt. Dat haalt de spanning uit discussies over werkplekcapaciteit.
• Inzicht in het gebruik van vergaderruimtes. Sensoren lieten zien dat ongeveer 10% van de vergaderingen een no-show is. De gemeente moedigt medewerkers ook aan om kritisch naar hun vergadergewoontes te kijken, bijvoorbeeld waarom vergaderingen vaak een vol uur worden ingepland in plaats van 45 minuten.
• Nieuwe manieren van werken stimuleren. Vroeger had iedereen een eigen vaste werkplek en had elk team een eigen vergaderruimte. Dat is niet meer zo. Medewerkers leren ruimtes te delen en efficiënter te gebruiken.
• Duurzaamheidsdoelen ondersteunen. Flexwhere-data helpt de gemeente ook om mogelijkheden te verkennen om energie te besparen. Door bezettingspatronen te analyseren, kan de gemeente beoordelen of een heel gebouw op bepaalde dagen dicht kan, wat stroom- en stookkosten bespaart.

“Ruimte is duur. En ruimte is schaars. Ga er verstandig mee om.”

Wil je zien hoe Flexwhere jouw organisatie helpt om werkplekbeslissingen te nemen op basis van data in plaats van aannames? Plan hier een demo.