Inhoud
-
We hebben niet meer vergaderingen nodig, maar méér betekenisvolle momenten
- Herzie het kantoor als plek van energie, niet van aanwezigheid
- De kern: minder plannen, meer energie
Je kent het wel.
Beeld loopt vast. Het geluid hapert. Iemand is halverwege een zin in Teams en verandert ineens in een vage, robotachtige versie van zichzelf. Ongemakkelijk. Frustrerend. En het gebeurt elke dag op moderne werkvloeren.
Erger nog: het wordt normaal. Agenda’s staan van ’s ochtends vroeg tot laat vol met vergaderingen, maar echte voortgang voelt vaak traag en onsamenhangend. Mensen zijn zowel fysiek als online aanwezig, maar de energie ontbreekt.
De vraag is niet langer: “Werken we wel genoeg samen?” maar: “Werken we effectief samen?”
Volle agenda’s, magere resultaten
Gemiddeld besteden medewerkers een flink deel van hun week aan vergaderingen. Volgens een rapport van Raconteur uit 2025 zit één op de tien medewerkers meer dan 15 uur per week in vergaderingen.
Veel van die vergaderingen hadden ook een e-mail kunnen zijn. Sommige waren helemaal niet nodig. En toch blijven ze zich opstapelen. Het begint met een wekelijkse afstemming. Dan een project-update. Daarna een follow-up die ineens een half uur duurt. Voor je het weet, zitten teams vast in een cyclus van overplannen en onderpresteren.
Voor leidinggevenden is dit meer dan een agendaprobleem. Het is een culturele uitdaging. Als elk contactmoment ingepland is, verdwijnt het spontane gesprek. Vertrouwen, creativiteit en gedeelde energie zijn dan moeilijker vast te houden.
We hebben niet meer vergaderingen nodig, maar méér betekenisvolle momenten
Denk eens aan het laatste moment waarop je team echt een doorbraak had. Was dat in een strak geplande call met 12 mensen? Of tijdens een snelle babbel in de gang, een koffiewandeling, een lunchpauze of gewoon bij toeval op LinkedIn?
Goede ideeën houden zich niet aan een planning. De beste samenwerking ontstaat vaak juist als niemand er te hard op focust. Een kort gesprek. Een gedeeld whiteboard. Vijf minuten brainstormen die meer oplevert dan een volle agenda ooit zou kunnen.
Vroeger gebeurde dat vanzelf op kantoor. In een hybride omgeving heeft dat een duwtje nodig.
Spontaniteit stimuleren zonder chaos
Creativiteit kun je niet afdwingen, maar je kunt er wel ruimte voor maken. Geef teams de duidelijkheid en het gemak die ze nodig hebben om zonder drempels met elkaar te verbinden:
✅ Zie wie er vandaag op kantoor is
✅ Bekijk welke vergaderruimtes of werkplekken beschikbaar zijn
✅ Vind collega’s snel en eenvoudig
Als die informatie binnen handbereik is, loopt samenwerking soepeler. Een kort gesprek vervangt een lange vergadering. Een idee wordt direct gedeeld in plaats van bewaard tot het volgende moment in de agenda.
Flexibiliteit betekent niet dat je structuur loslaat. Het betekent dat je mensen de juiste tools geeft om slimmer te werken en niet alleen volgens planning.
Herzie het kantoor als plek van energie, niet van aanwezigheid
Als je van mensen vraagt om naar kantoor te komen, moet dat de moeite waard zijn. En die waarde zit meestal niet in nog een videovergadering. Die zit in de kans om écht te verbinden, ideeën te delen en samen vooruitgang te boeken.
Het kantoor moet voelen als een creatieve, energieke plek. Een plek waar energie ontstaat en niet verdwijnt. Dat vraagt om fysieke ruimte én digitale ondersteuning.
Het draait om een werkomgeving waar mensen elkaar spontaan kunnen treffen, makkelijk kunnen overleggen en samen meer gedaan krijgen, zonder alles vooraf te hoeven reserveren.
De kern: minder plannen, meer energie
Meer vergaderingen leiden niet automatisch tot betere resultaten. Wat echt vooruitgang brengt, is het vermogen om snel te schakelen, zinnig samen te werken en ruimte te maken voor gesprekken die ertoe doen.
Leidinggevenden kunnen het verschil maken door ruis te verminderen en de focus terug te brengen naar echt werk. Geef teams de vrijheid om te verbinden op de momenten die ertoe doen. En dat zonder eindeloze calls of overplanning.
Spontaniteit klinkt misschien luchtig, maar in de praktijk is het krachtig. Het helpt teams sneller schakelen, helderder denken en meer betrokken blijven.
