1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Implementatie
  4. Vanuit welke systemen kan Flexwhere vergadergegevens importeren?
  1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Vergaderruimte
  4. Vanuit welke systemen kan Flexwhere vergadergegevens importeren?
  1. Home
  2. Knowledge Base
  3. Beheer
  4. Vanuit welke systemen kan Flexwhere vergadergegevens importeren?
""
Edje

Vanuit welke systemen kan Flexwhere vergadergegevens importeren?

Het is mogelijk om vergadergegevens vanuit externe systemen te importeren in Flexwhere. Hierdoor worden vergaderingen zichtbaar in de applicatie.

Met de volgende systemen koppelt Flexwhere:

Flexwhere kan op twee manieren gegevens van Outlook uitlezen en weergeven, namelijk via een Graph koppeling of vanaf een SFTP-server.

Bij de koppeling via Graph maak je een rechtstreekse verbinding tussen Flexwhere en je eigen Microsoft omgeving. Door daarna de kalender van de vergaderruimte uit Outlook te verbinden met de vergaderruimte in Flexwhere kun je een 2-weg koppeling creëeren waarbij vergaderringen die gepland worden in Outlook gesynchroniseerd worden maar ook vergaderingen in Flexwhere gepland kunnen worden. Deze vergaderingen zullen op hun beurt ook in de outlook agenda verschijnen.

Videovoorbeeld van werking 2-weg koppeling.

Klik hier voor meer informatie over de Graph koppeling.


Het is ook mogelijk om export te maken van je Outlook vergaderruimtes. Dit export kan geupload worden naar een door Flexwhere klaargezette SFTP server. Elke 15 minuten zal Flexwhere de server opnieuw uitlezen en de gegevens met de gekoppelde vergaderruimte in Flexwhere synchroniseren.

Bij deze manier van koppelen moet echter wel rekening gehouden worden dat Flexwhere alleen de data kan uitlezen. Er wordt geen data vanuit Flexwhere uitgelezen en aan de Outlook agenda toegevoegd.

Bij deze koppeling komt wat meer technische kennis kijken, aangezien het script om dit bestand in CSV formaat uit het systeem te vullen en vervolgens te uploaden naar de SFTP-omgeving, de verantwoordelijkheid is van de gebruiker.

De verantwoordelijkheid voor het schrijven van het script ligt bij de gebruiker, maar wij kunnen hier wel ondersteuning bij aanbieden.

Meer informatie over het exporteren van het CSV-bestand is hier te vinden:

Hoe worden vergadergegevens aangeleverd?

Allereerst zal de module ‘Huisvestingsbeheer’ aanwezig moeten zijn voor een succesvolle koppeling.

Daarnaast zullen er een aantal handelingen verricht moeten worden aan de kant van de gebruiker. Zo hebben wij de volgende informatie nodig:

  1. De Topdesk organisatie URL. Deze URL ziet er als volgt uit: https://jouworganisatienaam.topdesk.net/;
  2. Toegang tot een Topdesk account met voldoende rechten. Dit account dient lees- en schrijfrechten te hebben tot alle vergaderobjecten en de API. Van dit account hebben wij de inloggegevens nodig.

Zie hieronder de juiste rechten voor het Topdesk behandelaars account:

Om vervolgens de koppeling werkend te krijgen zal in het Control Centrum de vergaderruimte toegevoegd moeten worden (let op dat het “Ad-hoc reserveren” schuifje uit staat). Je ziet dan twee tekstvakjes staan. Het bovenste tekstvakje is naar wens in te vullen, het onderste tekstvakje moet exact overeenkomen met het ruimtenummer (niet de naam van de vergaderruimte) zoals deze in Topdesk staat. Hierna kan het 15-20 minuten duren voordat de reserveringen verschijnen in Flexwhere.

In Flexwhere zie je vervolgens de huidige en toekomstige reserveringen van de huidige dag.

Bijgewerkt op 10-01-2025
Heeft dit artikel je geholpen?

Gerelateerde artikelen