How do I find an available desk to book?

FlexWhere displays a visual floor plan of your office, showing which desks are free, occupied, or already booked. Available desks are usually highlighted for easy selection.

Can I book a desk for a specific time or day?

Yes, FlexWhere allows you to select the date and time you need a desk, whether it's for the entire day, a morning, an afternoon, or a custom period.

What information can I see about a desk before booking?

Depending on your organization's setup, you might see details about a desk such as its location, available equipment (e.g., monitor, docking station), and proximity to colleagues.

Is there a limit to how far in advance I can book a desk?

Your organization's FlexWhere administrator usually sets the booking window. You might be able to book days or even weeks in advance.

What happens if I don't show up for my booked desk?

Your organization may have a 'no-show' policy. The system might automatically release the desk after a certain period if you don't check in.

Can I change or cancel my desk booking?

Yes, typically you can modify or cancel your booking through the FlexWhere app or web interface, as long as it's done within the allowed timeframe set by your organization.

Role management

De juiste toegang voor de juiste mensen

Niet iedereen hoeft overal toegang toe te hebben en dat is precies de bedoeling. Flexwhere maakt het eenvoudig om rollen toe te wijzen die aansluiten op de behoeften van elke gebruiker. Van dagelijkse gebruikers tot beheerders: iedereen ziet alleen wat relevant is. Niet meer, niet minder. Dat houdt het eenvoudig, veilig en overzichtelijk.

Probeer gratis uit Arrange a demo

Admin

De Admin-rol heeft volledige toegang tot alle functionaliteiten in het Flexwhere Control Centrum. Zoals het beheren van instellingen, toewijzen van rollen en inzicht in de statistieken.

Manager

Managers hebben “alleen-lezen” toegang tot het Control Centrum en kunnen bezettingsstatistieken bekijken.

Bureauplanner

Een Bureauplanner is verantwoordelijk voor het reserveren van werkplekken voor gasten of andere collega’s. Deze rol is ideaal voor medewerkers die planningen maken voor teams of afdelingen.

Employee

Medewerkers zijn de standaard gebruikers van Flexwhere. Zij kunnen snel hun werkplek reserveren and hun colleagues vinden.

Toegang

Employee

Bureauplanner

Manager

Admin

Beschikbaarheid bekijken op de plattegrond

Werkplekken, parkeerplaatsen en ad-hoc vergaderruimtes reserveren voor zichzelf

Collega's vinden

Groepsreserveringen aanmaken en verwijderen

Inzichten verzamelen om het kantoor optimaal te benutten

Trends in bureaugebruik monitoren

Reserveringen maken en verwijderen voor anderen

Volledige toegang tot het Flexwhere Control Centre

Instellingen beheren (zoals boekingsregels en apparaatinstellingen)

Rollen toewijzen en nieuwe gebruikers aanmaken

Systeeminstellingen beheren

Plattegronden bewerken

Waarom rollen toewijzen belangrijk is

Het gebruik van rollen in Flexwhere helpt je organisatie slimmer te werken:

Productiviteit verhogen – Gebruikers focussen zich op wat voor hen belangrijk is, zonder afleiding.
Beheer vereenvoudigen – Geen losse machtigingen meer instellen, maar rollen toekennen.
Risico's beperken – Voorkom dat cruciale instellingen per ongeluk worden gewijzigd.
Beveiliging versterken – Beperk toegang tot gevoelige onderdelen.