Het is dinsdagmiddag, vier uur. Een urgent en carrière bepalend project belandt op het bureau van een manager. Bij wie klopt diegene aan? De collega met wie hij net koffie dronk, of een naam in je Slack-notificaties? Het antwoord herschrijft maar al te vaak de carrièrepaden in het hybride tijdperk. Je beleid voor hybride werken heeft een fout en het saboteert stilletjes je beste talent op afstand.
Dit fenomeen heet proximity bias, oftewel “locatievooroordeel” En nu, eind 2025, is het de grootste bedreiging voor eerlijkheid en innovatie waar je het niet over hebt.
Proximity bias in het kwadraat
Proximity bias is eigenlijk niets nieuws. Het is een hardnekkige denkfout of zoals psychologen het noemen: een cognitieve bias. Dat betekent dat ons brein automatisch keuzes maakt die niet altijd logisch of eerlijk zijn. In dit geval speelt het mere-exposure effect een rol: hoe vaker we iets of iemand zien, hoe vertrouwder het voelt. En wat vertrouwd is, vinden we automatisch beter of betrouwbaarder.
Op kantoor viel dit jarenlang nauwelijks op. Iedereen zat tenslotte op dezelfde plek. Maar nu hybride werken de norm is, zijn de kaarten opnieuw geschud. Werknemers zijn nu verdeeld over twee werelden: een fysieke én een digitale. Daardoor ontstaat er ongemerkt een verdeling: een 'binnenkring' van collega’s die je dagelijks ziet op kantoor en een 'buitenkring' van collega’s die je alleen online tegenkomt.
En precies daar wringt het. Want de belangrijkste kansen ontstaan vaak spontaan. Denk aan dat snelle overleg bij het koffieapparaat, die toevallige brainstorm in de gang, of de vraag “wie is er nu beschikbaar om te helpen?”. Zulke momenten gebeuren vrijwel altijd binnen de zichtbare groep: de mensen op kantoor.
Proximity bias treedt op als leidinggevenden onbewust denken dat kantoorcollega’s beter presteren, ook al leveren thuiswerkers hetzelfde werk. Het hybride werken heeft deze vooringenomenheid niet veroorzaakt, maar het heeft het wel flink uitvergroot. Wat ooit een klein psychologisch trekje was, is uitgegroeid tot een serieuze bron van ongelijkheid op de werkvloer.
De ondergang van echte flexibiliteit
Deze dynamiek legt een stille druk op flexibiliteit. Je kunt je medewerkers de optie bieden om thuis te werken, maar als zij (terecht) het gevoel hebben dat de groei in hun carrière afhangt van hun fysieke aanwezigheid, wordt die keuze een illusie. Ze worden gedwongen te kiezen tussen de flexibiliteit die ze nodig hebben voor hun leven en de zichtbaarheid die ze nodig hebben voor hun carrière.
Wanneer een medewerker naar kantoor moet komen op een dag dat het niet nodig is, puur om "gezien" te worden door het management, heeft je hybride beleid gefaald. Deze gedwongen aanwezigheid kweekt niet alleen wrok, maar ondermijnt ook het fundament van vertrouwen en psychologische veiligheid waar een succesvolle hybride cultuur op steunt.
Uiteindelijk leidt dit tot een voorspelbaar en schadelijk resultaat: je meest getalenteerde medewerkers op afstand en hybride medewerkers zullen vertrekken omdat ze zich over het hoofd gezien voelen voor promoties en belangrijke projecten. Ze zullen op zoek gaan naar organisaties die niet alleen flexibiliteit toestaan, maar een systeem hebben gebouwd waarin flexibel werken werkt, zonder dat het je kansen schaadt. Je blijft achter met een minder divers, minder betrokken personeel en een cultuur die aanwezigheid boven prestaties beloont.
De oplossing: van 'standaard' naar 'doordacht'
Is de oplossing dan om iedereen weer fulltime naar kantoor te verplichten? Absoluut niet. Dat zou een enorme stap terug zijn, waarbij je de enorme winst in productiviteit en werk-privébalans die flexibiliteit biedt, negeert.
Het probleem is niet het werken op afstand. Het probleem is dat we er niet goed mee omgaan. We zijn standaard in hybride modellen gerold, waarbij we vasthouden aan traditionele, kantoorgerichte gewoonten terwijl onze medewerkers al verder zijn. De oplossing is om de overstap te maken van 'standaard' naar 'doordacht'.
We moeten bewust een werksysteem ontwerpen dat de effecten van proximity bias neutraliseert. Dit vereist een nieuwe laag van operationele intelligentie: een digitale infrastructuur die het hele personeelsbestand zichtbaar, verbonden en toegankelijk maakt, ongeacht de fysieke locatie. Het gaat erom een gelijkvormige werkplekervaring te creëren, in plaats van twee aparte systemen parallel te laten lopen.
Hoe slimme kantoorplatforms gelijkheid creëren
Dit is waar moderne tools voor werkplekbeheer essentieel worden. Deze slimme kantoorplatformen gaan niet alleen over het reserveren van een werkplek; ze gaan over het opnieuw inrichten van je hele werkomgeving voor eerlijkheid en effectiviteit.
Zo pakken ze proximity bias bij de kern aan:
Jouw blauwdruk voor een doordacht ontwerp
Het implementeren van de juiste technologie is de cruciale eerste stap. De tweede is het opbouwen van de culturele en operationele gewoonten die het effectief maken. Hier is een praktische blauwdruk om je toekomst te ontwerpen, in plaats van er standaard in te rollen:
Laat resultaat leidend zijn, niet zichtbaarheid.
Wil je écht iets doen aan proximity bias? Begin dan bij hoe je prestaties beoordeelt. Laat je team niet beoordelen op wie het vaakst in beeld is, maar op wat er daadwerkelijk wordt bereikt. Zorg ervoor dat je prestatiebeheersysteem draait om duidelijke, meetbare doelen die vooraf zijn afgesproken. En vergeet niet: goede managers beoordelen iedereen op dezelfde manier en met dezelfde criteria, of je nou thuis werkt of op kantoor zijn. Als succes draait om output, maakt het niet meer uit waar het werk is gedaan.
Maak communicatie digitaal en gelijkwaardig.
Schaf de ‘gangbeslissing’ af. Ja, die snelle afstemming bij het koffieapparaat voelt efficiënt, maar sluit anderen automatisch buiten. Kies in plaats daarvan voor een digital-first communicatiestijl. Zorg dat elke belangrijke update, beslissing of actie wordt gedeeld via een centraal digitaal kanaal zoals Teams, Slack of je projectmanagementtool. Zo krijgt iedereen gelijke toegang tot informatie. Je creëert één bron van waarheid én voorkomt dat alleen de mensen op kantoor invloed kunnen uitoefenen.
Behandel het kantoor als een tool voor specifieke taken.
Stop met het kantoor als standaard te zien. Gebruik je werkplekken slimmer. Geef het een doel: plan bijvoorbeeld bepaalde dagen in voor brainstorms, teamwork of klantpresentaties. Gebruik je platform voor werkplekbeheer om het kantoor te structureren voor specifieke, waardevolle activiteiten. Wijs zones en dagen aan voor gezamenlijke workshops, diepgaand focuswerk of klantpresentaties. Zo wordt de reistijd een doelgerichte investering voor een duidelijk voordeel, in plaats van een verplichting voor 'face time'.
Leid je leiders op voor hybride werken.
Het succes van hybride werken valt of staat met je managers. Geef ze de tools om verspreide teams goed te begeleiden. Denk aan trainingen in inclusieve vergadertechnieken (zoals eerst remote collega’s het woord geven), het werken met asynchrone workflows en het opbouwen van vertrouwen met mensen die ze niet dagelijks zien. Goed leiderschap zorgt voor verbondenheid, waar je ook zit.
Conclusie: ontwerp je toekomst, rol er niet standaard in
Proximity bias is een onzichtbare kracht die je werkvloer ongemerkt beïnvloedt. Het zit diep verweven in onze manier van werken en kan, als je het niet aanpakt, je cultuur ondermijnen, talent tegenwerken en je concurrentiekracht verzwakken in een wereld waar echte flexibiliteit de standaard is.
De tijd van afwachten is voorbij. Als organisatie moet je de stap zetten van hybride toestaan naar hybride ontwerpen. Dat vraagt om meer dan alleen thuiswerkopties. Het vraagt om een slim systeem waarin technologie en cultuur samenwerken.
Door gebruik te maken van doordachte werkplektechnologie en duidelijke, inclusieve gewoontes, bouw je een werkomgeving waar prestaties belangrijker zijn dan aanwezigheid. Waar kansen niet afhangen van locatie. En waar elke medewerker zich gesteund voelt om het beste uit zichzelf te halen, of dat nu op kantoor is of honderden kilometers verderop.
.webp)