Het Team Desk-systeem

Verschijningsdatum: 29/08/2023

We hebben geobserveerd, geluisterd en een behoefte herkend. We begrijpen dat bepaalde afdelingen, zoals HR en Financiën, vanwege de vertrouwelijkheid van hun gesprekken extra privacy nodig hebben. Daarentegen werken teams zoals Marketing juist beter bij nauwe samenwerking. Onze oplossing? Het Team Desk-systeem.

Deze functie maakt werkplekken, parkeerplaatsen en vergaderruimtes beschikbaar voor een bepaalde groep mensen.

Alleen Admins hebben toegang tot deze functie

Hoe krijg ik toegang tot deze functie?

1. Ga naar het Control Centrum en klik op de gewenste verdieping
2. Selecteer het object dat je wilt toewijzen aan een bepaalde persoon of een bepaald team. Je wilt bijvoorbeeld werkplekken toewijzen aan HR-medewerkers om ervoor te zorgen dat privégesprekken privé blijven ?
   • Deze functie is toepasbaar op elk object: parkeerplaats, vergaderruimte en werkplek!
3. Selecteer onder het tabblad “Geautoriseerde personen” de namen van de medewerkers die je aan deze werkplekken, parkeerplaatsen of vergaderruimtes wilt toewijzen.
   • Je kunt tot 25 werknemers aan 1 werkplek toewijzen
4. 30 seconden nadat je je keuze hebt bevestigd, wordt je plattegrond bijgewerkt met de teamdesks
   • Als een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaalde werkplek of een bepaalde groep werkplekken (een marketeer kan bijvoorbeeld geen werkplekken reserveren die zijn toegewezen aan HR-medewerkers), dan krijgt hij dit te zien (werkplek met grijze strepen):

Veelgestelde vragen:

• Wat als gebruikers vooraf werkplekken hebben gereserveerd en de werkplek vervolgens beperkt wordt?
  • In dit geval ziet de gebruiker dat zijn werkplek nog steeds geel is, maar kan hij de werkplek niet gebruiken (op laptop en mobiel). Het gereserveerde object zal geel worden weergegeven met grijze gestreepte lijnen erop en zal een melding hebben die hen laat weten dat het object alleen toegankelijk is voor een ander team of persoon.
  • Gebruikers moeten hun reserveringen voor dit object verwijderen en opnieuw reserveren op een geautoriseerde plaats
• Wat als ik een vergaderruimte reserveer in een reserveringssysteem van derden, zoals Google of Outlook Calendar?
  • In dit geval kunnen gebruikers nog steeds een beperkte vergaderruimte reserveren omdat FlexWhere toepassingen van derden niet kan beperken. Daarom raden we je aan om te reserveren via de FlexWhere-applicatie.