Je staat vroeg op, pakt je spullen en reist naar kantoor. Eenmaal aangekomen blijkt het… leeg. Geen collega te bekennen. Of juist: overvol, geen vrije werkplek te vinden. Dan komt die vraag ineens op: “Waarom ben ik hier eigenlijk?”
Tijdens de Workplace Xperience in Rotterdam deelde Johan Pijpers, commercieel directeur van Flexwhere, precies deze frustratie – en hoe organisaties het anders kunnen aanpakken. De oplossing? Niet meer gokken, maar kiezen. Niet verplichten, maar verleiden. Met slimme technologie en duidelijke afspraken.
Hybride werken: balanceren tussen chaos en kansen
Hybride werken is de nieuwe standaard. Maar in de praktijk zien we een onevenwichtige bezetting. Op sommige dagen is het kantoor een spookstad, op andere dagen barst het uit z’n voegen.
" Te veel op donderdag, te weinig op woensdag."
Dat gebrek aan balans leidt tot inefficiëntie, gemiste kansen en frustratie onder medewerkers. Ze willen hun collega’s ontmoeten, maar weten niet wanneer wie er is – of waar.
Desk Sharing als antwoord
Met Desk Sharing kies je als medewerker elke dag opnieuw waar je wil werken. Werk je samen aan een project? Ga dan bij elkaar in de buurt zitten. Wil je focussen? Zoek een rustige plek. Dat vraagt om slimme ondersteuning.
Desk sharing software
Hoe je Desk Sharing in de praktijk goed regelt? Daar komt technologie om de hoek kijken. Denk aan een gebruiksvriendelijke app of systeem dat in één oogopslag laat zien waar collega’s zijn, welke plekken beschikbaar zijn en hoe het kantoor gebruikt wordt.
✔️ Meer vrijheid én overzicht
✔️ Inzicht in bezetting voor facilitair management
✔️ Directe besparingen op huisvestingskosten
Praktijkvoorbeelden die spreken
Tijdens de presentatie deelde Johan Pijpers niet alleen inzichten, maar ook inspirerende praktijkvoorbeelden van organisaties die met Flexwhere hun hybride werkstrategie naar een hoger niveau tilden. We lichten er drie uit – herkenbare uitdagingen, slimme oplossingen én meetbaar resultaat.
Maar… er zijn valkuilen
Niet elke organisatie slaagt meteen. In de praktijk blijken veel organisaties tegen dezelfde drie uitdagingen aan te lopen als het gaat om desk sharing.
Gebrek aan draagvlak – mensen hechten zich aan ‘hun’ bureau
Onduidelijke spelregels – zoals no-shows bij reserveringen
Geen datagebruik – waardoor beslissingen blijven hangen in onderbuikgevoel
Zonder heldere communicatie, regels en inzicht loop je het risico dat Desk Sharing eindigt in chaos.
Wat werkt wél?
1. Communicatie
Verander de manier waarop je intern over kantoorwerken praat. Leg uit waarom je Desk Sharing invoert en wat het oplevert. Luister naar bezwaren, toon begrip en geef ruimte voor vragen.
2. Technologie
Gebruik software die intuïtief werkt. Een reserveringssysteem voor de werkplekken of een goede communicatie tool kan hierbij helpen.
3. Cultuur
Zorg voor een cultuur waarin flexibiliteit normaal is. Waar medewerkers zich vrij voelen om samen te werken, en niet afgerekend worden op aanwezigheid – maar op resultaat.
Terug naar kantoor? Maak het aantrekkelijk
Verplicht je mensen niet om te komen. Verleid ze. Denk aan voorzieningen die het kantoor aantrekkelijk maken:
Massages of yogasessies
Honden welkom op kantoor
Wasmachines of kinderopvang
Maak van kantoor een plek waar je wilt zijn, niet waar je moet zijn.
Wat wordt jouw eerste stap?
Ga eens na hoeveel werkplekken er echt gebruikt worden. Bedenk hoe je collega’s betrekt bij het maken van afspraken. En kijk of je het kantoor zó aantrekkelijk kunt maken dat mensen er weer met plezier naartoe gaan.
Want als je wilt dat hybride werken écht werkt, moet je verder kijken dan roosters en regels. Dan moet je zorgen dat niemand zich nog hoeft af te vragen:
“Waarom ben ik hier eigenlijk?”
Wil je ontdekken hoe Flexwhere jouw hybride werkbeleid kan versterken? Probeer Flexwhere gratis.
