Vergaderruimtes vinden en reserveren met de vergadermodule

Wie flexibel werkt, wil ook flexibel kunnen vergaderen. De vergadermodule van FlexWhere maakt dit mogelijk. Met deze module is direct te zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn. Deze kunnen ad-hoc worden gereserveerd en gebruikt. Maak je al gebruik van een reserveringssysteem? Dan kan FlexWhere hieraan gekoppeld worden, zodat actuele en toekomstige reserveringen zichtbaar worden in één overzichtelijk systeem.

Een vrije vergaderruimte vinden

Met de vergadermodule is een beschikbare vergaderruimte zo gevonden. Op de plattegronden in de module is per verdieping duidelijk zichtbaar welke vergaderruimtes vrij en bezet zijn. Een vrije ruimte kan direct worden gereserveerd en gebruikt voor een tijdsbestek naar keuze.

Een vergaderruimte reserveren

Vrije vergaderruimtes zijn met de vergadermodule ad-hoc te reserveren via meerdere devices. Reserveringen worden direct gesynchroniseerd, zodat de bezettingsinformatie altijd accuraat is en juist wordt weergegeven. FlexWhere kan gekoppeld worden aan andere reserveringssystemen, zoals TopDesk, Planon en Outlook Exchange. In overleg zijn koppelingen met andere systemen soms ook mogelijk.

FlexWhere is hét systeem voor flexibel vergaderen

Vind een vrije vergaderruimte
Zicht op reserveringen
Reserveer ad-hoc een vergaderruimte
Weergave op alle devices
Te koppelen met andere systemen
Te koppelen met sensoren en gebouwbeheersystemen
Zicht op daadwerkelijke bezetting

Extra toepassingen voor de vergadermodule

Nóg eenvoudiger met de app

De vergadermodule is ook beschikbaar als app, waarmee we het gebruik nóg eenvoudiger voor je maken. Deze app werkt op displays, die naast de vergaderruimtes worden geplaatst. Hiermee is te zien of een ruimte vrij of bezet is. Verder kan er een overzicht van de geplande vergaderingen in die ruimte worden geraadpleegd. De app op de displays laat ook zien waar in het gebouw zich vrije ruimtes bevinden. Wij helpen je graag bij de installatie van de displays.

Vergaderruimtes beheren met de management- en beheerfuncties

De management- en beheerfuncties zijn standaard inbegrepen bij FlexWhere en geven inzicht in de bezetting van vergaderruimtes. Van iedere ruimte kan de bezetting worden ingezien over een tijdvak naar keuze. Deze data is te zien via de managementfunctie en te exporteren als rapportage of Excel-bestand. Met de beheerfunctie kunnen vergaderruimtes ook eenvoudig zelf worden aangepast, toegevoegd of weggehaald.

Werkelijke bezetting van vergaderruimtes inzien

Ben je benieuwd naar de daadwerkelijke bezetting van vergaderruimtes? Dan bieden sensoren uitkomst. Met behulp van sensoren kan worden gezien of een vergaderruimte daadwerkelijk bezet is. Ook kan worden ingesteld dat een gereserveerde ruimte weer wordt vrijgegeven als na bijvoorbeeld 10 of 15 minuten geen bezetting wordt gemeten. Zo wordt voorkomen dat een vergaderruimte als ‘bezet’ wordt weergegeven, zonder dat erin vergaderd wordt. In plaats van sensoren kan ook gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om een vergadering aan- en af te melden via displays waar de app op draait.

Veiligheid gewaarborgd met doordachte security en privacy

FlexWhere wordt aangeboden als SaaS-oplossing, wat inhoudt dat onze software als een onlinedienst beschikbaar wordt gesteld. Deze volledig veilige oplossing voldoet aan alle eisen op het gebied van privacy. De servers van Dutchview staan in een datacenter in Frankfurt, dat ISO-9001, ISO-27001, ISO-27017 en ISO-27018 gecertificeerd is. De data wordt via een beveiligde verbinding van en naar het datacenter gestuurd.

Continue verbetering met slim releasemanagement

FlexWhere wordt continu doorontwikkeld. Wij streven ernaar om in ieder geval eens per kwartaal een nieuwe release vrij te geven. Via een release-email word je op de hoogte gehouden van welke functionaliteiten zijn aangepast dan wel toegevoegd. Deze releases zijn geheel kosteloos.