Van Gogh Museum

"Met FlexWhere verbeteren we ons workplace management."

"Bij het Van Gogh werken we steeds meer flexibel"

Stap-voor-stap voert het Van Gogh Museum flexwerken in. De start was een paar jaar geleden met de verhuizing naar een nieuw hoofdkantoor, vlakbij het museum in Amsterdam. Na de succesvolle invoering van FlexWhere is het museum bezig ook hun tweede kantoorlocatie in te richten voor Het Nieuwe Werken. Hoofd ICT Willem Zegers en zijn collega en ICT Servicemedewerker Andries Feith leggen uit hoe dat in zijn werk gaat.

“In 2017 verhuisden we naar een mooi, oud schoolgebouw recht tegenover het museum”, zegt Zegers. ”Dat was voor ons hét moment om flexwerken te omarmen. In de school is minder ruimte dan in ons oude hoofdkantoor. We hebben daar zo’ n 150 werkplekken.”

“Een groot aantal onze 350 medewerkers is parttimer. Flexwerken bespaart dus veel geld. Bovendien gingen we met andere apparatuur werken, zoals thin clients. Maar we willen flexibel zijn. Dat is onze belangrijkste reden voor flexwerken.

We zochten een systeem waarmee we collega’s konden vinden

Andries Feith: “We waren op zoek naar systeem dat weergeeft waar collega’s zitten, maar ook de bezettingsgraad weergeeft. Dat bleek FlexWhere te zijn. We hebben toen ook gelijk Slack geïntroduceerd. Toch blijkt FlexWhere het meest populair om collega’s te zoeken. De ‘Vind je collega’-functie is erg handig.”

“Flexwerken bespaart kosten, maar de belangrijkste reden is dat we flexibel willen werken.”

“We hebben destijds bewust gekozen om FlexWhere als een pilot op te zetten. Dat betekent dat we geen schermen bij de ingang hebben opgehangen waarop medewerkers vrije werkplekken kunnen zien.” Dat had nadelen, vult Zegers zijn collega aan. “We kregen klachten dat veel medewerkers geen vrije werkplek konden vinden. Terwijl uit de statistieken van FlexWhere bleek dat die er wel degelijk zijn.”

Willem Zegers van het Van Gogh Museum

Willem Zegers, Hoofd ICT bij het Van Gogh Museum

“De vrije werkplekken kun je ook zien in de app van FlexWhere”, zegt Andries Feith. “Omdat we maar in één kantoor flexwerken, werd de app niet vaak gebruikt. Nu we ook ons andere kantoor inrichten met flexplekken, verwacht ik dat veel collega’s die app wel gaan installeren. Dan kunnen ze al in de tram besluiten in welk pand ze willen werken.”

Workplace management in FlexWhere

De verbouwing van de tweede locatie is een reden om het workplace management opnieuw goed onder de loep te nemen, zegt Zegers. “We gaan schermen ophangen en we willen de werkplekken optimaliseren. We horen van werknemers dat ze een stilteplek missen. Ook vragen ze om een plek waar ze rustig kunnen telefoneren. Die gaan we dan ook toevoegen. Dat kan heel makkelijk met FlexWhere.”

“Verder creëren we meer aanlandplekken en er is een werkcafé. Die wordt steeds meer gebruikt voor kleine overleggen. Ook zie je dat mensen met een laptop daar gaan zitten. Die geven dan via FlexWhere aan waar ze zijn.”

“We willen vergaderzalen flexibel inzetten. Dan is FlexWhere heel handig”

Gebouw Van gogh Museum Museumplein Amsterdam

“Het museum heeft regelmatig projecten”, zegt Zegers uit. ”Medewerkers moeten dan een paar maanden bij elkaar kunnen zitten. Daarom zorgen we voor projectplekken waar een groep mensen samen kan werken”, zegt Zegers.

“We heffen daarvoor een grote vergaderruimte op. Maar als die niet gebruikt wordt, kun je de zaal alsnog inzetten voor vergaderingen. Dan is de flexibiliteit van FlexWhere heel handig.”

Met schermpjes bij vergaderzalen kun je no-shows overrulen

Bij de vergaderruimtes wil Zegers ook schermpjes. “Toen we met FlexWhere begonnen, hadden we niet het idee dat we die nodig zouden hebben. Nu zien we dat vergaderruimtes vaak geboekt worden, maar niet vrijgegeven als de vergadering niet doorgaat. Met de schermpjes kunnen mensen een ongebruikte boeking overrulen. Al moeten we natuurlijk ook werken aan bewustwording.”

“Flexwerken vraagt om een cultuurverandering”, zegt Zegers. ”Zonder FlexWhere is dat niet te doen.”

Van Gogh
flexwhere-logo

Interesse in de
oplossing?