.png)
In de september editie van het vakblad FACTO is een artikel opgenomen over FlexWhere en hoe je daarmee als organisatie onbezorgd over kunt gaan op Het Nieuwe Werken.
Bedrijven en organisaties die Het Nieuwe Werken willen invoeren, krijgen te maken met allerlei vraagstukken. Gebruikers willen weten hoe ze een vrije werkplek kunnen vinden en een collega kunnen lokaliseren. Voor directie en management zijn een optimale bezettingsgraad en duurzaam gebouwbe-heer belangrijke issues. FlexWhere is een gebruiksvriendelijke softwaretool die (de overgang naar) flexibel werken ondersteunt.
De invoering van flexibel werken brengt vaak veel weerstand met zich mee. "Mensen zijn nu eenmaal huiverig voor veranderingen. De OR gaat met de hakken in het zand en er komen lastige vragen vanuit de directie. Dan is het prettig om een systeem te hebben dat deze zorgen kan wegnemen", vertelt Jan Willems, directeur van Interactive Blueprints. Zijn bedriff bracht in 2012 de softwaretool FlexWhere op de markt. Doordat het een intuitief ingericht systeem is, kan iedereen er eenvoudig mee aan de slag.
Werkt een organisatie er eenmaal mee, dan blijkt al snel dat er naast de basisfunctionaliteiten 'zoek een werkplek' en vind een collega meer handige mogelijkheden zijn, zoals het genereren van bezettingsrapportages en het zelf kunnen doorvoeren van wijzigingen in werkplekken.
IEDER KWARTAAL EEN GRATIS RELEASE
De meest gebruikte functionaliteit is vind een collega. "Uit onze data blijkt dat elke gebruiker deze tussen de vijf en tien keer per dag gebruikt", vertelt Willems. Een organisatie klest zelf welke persoonsgegevens zichtbaar gemaakt worden. Met de 'hide me, show me' functionaliteit is er de mogelijkheid om wel zichtbaar te zijn als bezette werkplek, maar zonder dat er verdere gegevens worden getoond.
Sowieso worden zorgen rond privacy en security volledig afgedekt. Onlangs werd de nieuwste versie, FlexWhere 3.0, gelanceerd. Deze is coud based, is tevens toegankelijk via een app en kent leder kwartaal gratis releasematige up-dates.
SLIMMER BEHEREN
Ook op het gebied van ruimtemanagement en duurzaamheid kan FlexWhere een ondersteunende rol spelen. Door slimmer om te gaan met werkplekken kunnen organisaties flink besparen op huisvestings- en energiekosten. Willems geeft een voorbeeld uit de praktijk. "Vanwege een lage bezettingsgraad sluit de gemeente Rotterdam één van haar vier grote kantoren gedeeltelijk in de zomermaanden. Een aantal etages wordt niet vrijgegeven. FlexWhere voorziet de gemeente van de daarvoor benodigde managementin-formatie."
GEEN HANDLEIDING
Projectleider Martijn Berg van de gemeente Rotterdam was betrokken bij de keuze voor FlexWhere. "Onze grootste zorg bij de overgang naar flexibel werken was: blijft de organisatie goed functioneren? We hebben 12.000 medewerkers verspreid over vier grote en 25 kleinere locaties; zij moeten elkaar eenvoudig kunnen vinden. Bovendien stelden we als eis dat het systeem zonder handleiding te begrijpen moet zijn. FlexWhere voldoet hier volledig aan en heeft vanaf dag één bewezen een prima oplossing voor ons te zijn."
