Beste software voor werkplek reservering in 2026: Top 10 oplossingen

1. Flexwhere

Flexwhere is een cloudgebaseerd platform voor werkplek reservering en hybride werkplekken. Het helpt organisaties bij het beheren van flexibele werkplekken, vergaderruimtes en gedeelde middelen. De focus ligt sterk op gebruiksgemak en visuele duidelijkheid, zodat medewerkers via interactieve plattegronden eenvoudig beschikbaarheid en collega’s kunnen zien.

Gegevensbeveiliging en hosting

Flexwhere is ontwikkeld door Dutchview Information Technology BV, een bedrijf gevestigd in Nederland, en wordt aangeboden als een veilige cloudoplossing. Alle data wordt gehost in Europese datacenters op de infrastructuur van AWS, wat zorgt voor naleving van de AVG-regelgeving en hoge standaarden op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging.

Functionaliteiten

• Werkplek reservering – Reserveer snel een werkplek via een interactieve plattegrond met zicht op beschikbaarheid en waar collega’s zitten.
  
  
• Vergaderruimte reservering – Vind en reserveer vergaderruimtes, en beheer no-shows om ruimtes optimaal te benutten.
  
  
• Reservering van parkeerplekken en poolauto’s – Reserveer parkeerplekken of bedrijfsvoertuigen (afhankelijk van het abonnement).
  
  
• Kantooranalyses en bezettingsinzichten – Heatmaps en gebruiksrapportages helpen beheerders de kantoorruimte te optimaliseren.
  
  
• Collega’s vinden – Zie wie er op kantoor is en waar ze zitten met de functie Vind je Collega.
  
  
• Terugkerende reserveringen – Ondersteuning voor herhaalboekingen met eenvoudige regels.
  
  
• Automatisch inchecken (zonder hardware) – Een werkplek wordt automatisch als bezet gemarkeerd via het dockingstation, de monitor of het IP-adres van het kantoor.
  
  
• Integraties – Werkt met Microsoft Teams, Outlook, Google Calendar en TOPdesk.
  
  
• Mobiele en desktoptoegang – Volledige toegang via web, iOS, Android en desktop-app.

• Single Sign-On (SSO) – SSO met Microsoft of Google.

Daarnaast ondersteunt Flexwhere interactieve plattegronden, groeps- en gastreserveringen, toegang op basis van rol, sensoren en geavanceerde maatwerkinstellingen (afhankelijk van het gekozen plan).

Voor wie is Flexwhere geschikt?

• Kleine tot middelgrote organisaties met hybride teams
• Publieke sector, onderwijs, zorg en meer
• Bedrijven die waarde hechten aan gebruiksgemak, snelle implementatie en visuele helderheid
• Teams die werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplekken in één eenvoudig platform willen beheren

Prijzen

Flexwhere biedt flexibele abonnementsvormen, waaronder een gratis optie:

• Basic (gratis, onbeperkt in tijd)
• Tot 25 gebruikers
• Reservering van werkplekken en vergaderruimtes
• Reserveren tot 1 week vooruit
  
  
• Standard (€1,99 per gebruiker/maand)
• Onbeperkt aantal gebruikers
• Meerdere locaties en verdiepingen
• Automatisch vrijgeven van no-shows
• Inzicht in gebruik van de afgelopen maand
  
  
• Business (€3,68 per gebruiker/maand)
• Onbeperkt aantal vestigingen
• Reservering van parkeerplekken en poolauto’s
• API-toegang
• Geavanceerde analyses van het afgelopen jaar
  
  
• Meeting Rooms (€15 per vergaderruimte/maand)

Klantfeedback

Positief

Klanten noemen het gebruiksgemak en de snelle adoptie consequent als sterke punten. Flexwhere wordt vaak omschreven als "intuïtief" en "makkelijk te begrijpen zonder training". Gebruikers waarderen ook de visuele plattegronden en de zichtbaarheid van collega’s, met opmerkingen als "het is heel duidelijk wie er op kantoor is en waar diegene zit". Dit bevordert de samenwerking binnen teams. Daarnaast vinden veel reviewers het handig dat ze niet alleen werkplekken, maar ook vergaderruimtes en parkeerplekken kunnen reserveren in één systeem. Dit wordt omschreven als "gemakkelijk om alles op één plek te beheren". Tot slot geven meerdere gebruikers aan dat Flexwhere helpt om ongebruikte werkplekken te verminderen en de ruimte efficiënter te benutten, met opmerkingen als: "geeft inzicht in bezetting en helpt lege werkplekken te voorkomen".

Negatief

Hoewel de algemene feedback positief is, noemen sommige gebruikers prestatieproblemen tijdens piekuren. De app wordt dan omschreven als "af en toe wat traag tijdens drukke reserveringsmomenten". Andere feedback wijst op beperkte zoek- en filtermogelijkheden, en dat bepaalde handelingen "net wat meer klikken vereisen dan je zou verwachten". Een klein aantal reviewers geeft aan dat de functies op mobiel en desktop niet altijd volledig overeenkomen, wat voor inconsistentie kan zorgen in het gebruiksgemak.

2. Skedda

Skedda is een cloudgebaseerd platform voor werkplek- en ruimtereservering. Het richt zich op het plannen van werkplekken, vergaderruimtes en andere boekbare ruimtes via interactieve plattegronden en instelbare reserveringsregels. De tool wordt veel gebruikt door kleine en middelgrote organisaties, coworkingruimtes, onderwijsinstellingen en meer – om hybride kantoren en gedeelde faciliteiten efficiënt te beheren.

Gegevensbeveiliging en hosting

Skedda is ontwikkeld door een bedrijf uit Australië en werkt als cloudoplossing. Klantgegevens worden gehost op AWS-infrastructuur, voornamelijk in datacenters in de Verenigde Staten, met naleving van de AVG en internationale standaarden voor gegevensbescherming.

Functionaliteiten

• Reservering van werkplekken en vergaderruimtes met interactieve plattegronden – realtime beschikbaarheid bekijken en visueel reserveren.
  
  
• Aanpasbare regels & beleidsbeheer – instellen van reserveringsregels, tijdsintervallen en toegangsrechten.
  
  
• Onbeperkt aantal gebruikers & selfservice op alle apparaten.
  
  
• Inzichten & gebruiksanalyses – basisdashboards voor inzicht in gebruik en bezetting.
  
  
• Mobiele toegankelijkheid – reserveren en beheren via mobiele apparaten.
  
  
• Bezoekersbeheer (in bepaalde plannen) – eenvoudige check-in/out workflows voor gasten.
  
  
• Agenda-integraties & rolgebaseerde rechten – ondersteuning voor teamcoördinatie en beheer.
  
  

Voor wie is Skedda geschikt?

• Kleine tot middelgrote organisaties die een betrouwbaar systeem zoeken voor werkplek- en ruimtereservering
• Coworkingruimtes, universiteiten, bureaus en mkb’ers
• Teams die werken met visuele plattegronden en eenvoudige reserveringsregels
• Kantoren die behoefte hebben aan regelgestuurde reservering en analyses tegen een redelijke prijs

Prijzen

De prijsstructuur van Skedda is gebaseerd op het aantal te beheren ruimtes, niet op het aantal gebruikers. De kosten starten rond de $99 per maand (jaarlijks gefactureerd) voor ongeveer 15 ruimtes. Hogere abonnementsniveaus bieden extra capaciteit en geavanceerde functies zoals meer reserveringsregels, uitgebreidere dashboards en toegewezen werkplekken. Voor grote of complexe omgevingen zijn er ook enterprise- en maatwerkplannen beschikbaar.

Klantfeedback

Positief

Gebruikers benadrukken vaak het gebruiksgemak van Skedda en de overzichtelijke, interactieve plattegronden. Ze geven aan dat het eenvoudig is om “een plek te reserveren en zeker te weten dat we er één hebben als we aankomen.” Ook de schone interface, snelle implementatie en de eenvoudige reservering van werkplekken en vergaderruimtes worden gewaardeerd. Daarnaast noemen veel reviewers de klantenservice en het beheer intuïtief en prettig in gebruik.

Negatief

Tegelijkertijd wijzen sommige gebruikers op beperkingen in de integraties en geavanceerde functies, met name rondom agenda-data en automatisering. Anderen merken op dat de aanpassingsmogelijkheden en analysefuncties vrij basaal zijn. Een aantal reviewers zegt dat “integratie lastig kan zijn en de prijs hoog is in vergelijking met alternatieven.”

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op SoftwareAdvice en G2.)

3. Desk.ly

Desk.ly is een cloudgebaseerd platform voor werkplek reservering en hybride werkplekbeheer. Het helpt organisaties bij het efficiënt organiseren van flexibele werkplekken, vergaderruimtes en andere gedeelde middelen in één systeem. De tool is ontworpen om hybride werken te vereenvoudigen, door medewerkers helder inzicht te geven in beschikbare werkplekken en de aanwezigheid van collega’s, terwijl beheerders profiteren van flexibele instellingen en rapportages.

Gegevensbeveiliging en hosting

Desk.ly is ontwikkeld door een bedrijf gevestigd in Duitsland en draait volledig in de cloud. Klantgegevens worden opgeslagen in Europese datacenters, wat zorgt voor volledige AVG-naleving en hoge normen op het gebied van gegevensbeveiliging.

Functionaliteiten

• Werkplekreservering – Reserveer werkplekken eenvoudig via web of mobiel.
  
  
• Vergaderruimtereservering – Plan ruimtes inclusief benodigde voorzieningen.
  
  
• Reservering van parkeerplekken en gedeelde middelen – Centraal systeem voor het boeken van parkeerruimtes en andere faciliteiten.
  
  
• Interactieve plattegronden – Visuele plattegronden tonen beschikbare werkplekken.
  
  
• Inchecken & voorkeursplekken – Snelle check-in en mogelijkheid om favoriete plekken te kiezen.
  
  
• Aangepaste zones en reserveringsregels – Deel ruimtes in op team, zone of voorkeur.
  
  
• Mobiele app & Single Sign-On (SSO) – Toegang via mobiel en SSO met Microsoft of Google.
  
  

Voor wie is Desk.ly geschikt?

• Kleine, middelgrote en groeiende hybride teams
• Organisaties die een intuïtieve en gestroomlijnde werkplekreservering zoeken
• Teams die werkplekken én vergaderruimtes willen reserveren via één mobiel toegankelijke oplossing
• Bedrijven die waarde hechten aan gebruiksgemak en snelle adoptie bij het uitrollen van hybride werk

Prijzen

Desk.ly biedt verschillende prijsniveaus op basis van schaal en behoeften:

• Freemium – Gratis versie voor kleine teams (tot 15 gebruikers)
• Corporate – Vanaf €1,65 per gebruiker/maand
• Enterprise – Vanaf €2,20 per gebruiker/maand
• Enterprise Plus – Maatwerkprijzen voor grotere implementaties

Klantfeedback

Positief

Gebruikers benadrukken consequent het intuïtieve ontwerp en het gebruiksgemak van Desk.ly. De werkplek reservering wordt omschreven als “snel en moeiteloos” en “heel makkelijk om werkplekken te reserveren en beheren.” Ook de integratie in dagelijkse workflows wordt gewaardeerd; de tool is “moeiteloos te integreren met systemen zoals Microsoft Outlook of Google Calendar.”

Negatief

Sommige gebruikers vinden het design wat verouderd aanvoelen, met opmerkingen als “de lay-out zou moderner mogen.” Ook wordt de mobiele app als verbeterpunt genoemd: deze is “minder gebruiksvriendelijk,” “traag in laden,” of “niet altijd stabiel.” Verder geven enkele reviewers aan behoefte te hebben aan meer flexibele reserveringsopties en beter zicht op reserveringen van collega’s.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op OMR en G2.)

4. Robin

Robin is een geavanceerd platform voor werkplekbeheer dat organisaties helpt bij het beheren van werkplekken, vergaderruimtes, bezoekersregistratie, analyses en hybride werkbeleid — allemaal vanuit één centrale omgeving. De tool maakt gebruik van AI om reserveringen te automatiseren en inzichten te genereren.

Gegevensbeveiliging en hosting

Robin is ontwikkeld door een bedrijf gevestigd in de Verenigde Staten. Klantgegevens worden gehost op veilige cloudinfrastructuur, voornamelijk binnen Europese of Amerikaanse datacenters, afhankelijk van de regio van de klant. Het platform hanteert beveiligingsmaatregelen die voldoen aan de AVG en standaarden voor gegevensbescherming op enterpriseniveau.

Functionaliteiten

• AI-gestuurde automatische werkplek reservering – Robin kan automatisch werkplekken reserveren op basis van eerdere voorkeuren en agenda’s van medewerkers.
  
  
• Reservering van werkplekken & vergaderruimtes – Vind en reserveer via interactieve plattegronden, mobiele app of webdashboard.
  
  
• Interactieve plattegronden & wayfinding – Kantoorplattegronden helpen gebruikers bij het vinden en reserveren van specifieke werkplekken.
  
  
• Agenda- & samenwerkingsintegraties – Koppelingen met Outlook, Google Calendar, Slack en Microsoft Teams voor reserveringen en meldingen.
  
  
• Werkplekanalyse & AI-inzichten – Volg bezetting, ruimtegebruik en gedragspatronen; combineer data eventueel met HR- of BI-tools.
  
  
• Bezoekersbeheer & kantooroperaties – Vooregistratie, self check-in en leveringsbeheer binnen hetzelfde platform.
  
  
• Beleidsondersteuning voor hybride werk – Stel aanwezigheidsbeleid en visuele roosters in en beheer verwachtingen rond kantoorbezoek.

Voor wie is Robin geschikt?

• Organisaties die AI-ondersteunde planning en automatisering willen
• Kantoren die sterk leunen op agenda’s en samenwerkingsplatforms (Outlook, Google, Teams)

Prijzen

Robin publiceert geen vaste prijsinformatie. In plaats daarvan ontvangen organisaties een maatwerkofferte op basis van hun grootte en behoeften. Dit maakt gepersonaliseerde pakketten mogelijk, maar zorgt wel voor minder transparantie vooraf dan bij tools met een vaste prijs per gebruiker.

Klantfeedback

Positief

Gebruikers prijzen Robin vanwege de sterke integraties met agenda’s en samenwerkingsplatforms, waardoor reserveringen naadloos deel uitmaken van de dagelijkse workflow. Ook de interactieve plattegronden en zichtbaarheid van collega’s worden als waardevol ervaren. Veel organisaties waarderen de AI-automatisering, die volgens hen “tijd bespaart in vergelijking met alles handmatig reserveren.”

Negatief

Sommige gebruikers merken op dat Robin lastiger te configureren is in vergelijking met eenvoudigere tools die zich puur richten op werkplek reservering. Daarnaast maakt het maatwerkprijsmodel het moeilijker om de tool te vergelijken met andere aanbieders. Voor geavanceerde instellingen is regelmatig hulp van IT of een beheerder nodig.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op Capterra, SoftwareAdvice en G2.)

5. Envoy

Envoy is een platform voor werkplekbeheer dat vooral bekend staat om zijn krachtige bezoekersregistratie. Werkplek- en vergaderruimtereservering zijn toegevoegd als onderdeel van een bredere suite voor kantoorbeheer. Het platform wordt veel gebruikt door middelgrote en grote organisaties die bezoekers, toegangsstromen en aanwezigheid op kantoor willen beheren vanuit één systeem.

Gegevensbeveiliging en hosting

Envoy is ontwikkeld door een bedrijf uit de Verenigde Staten en wordt aangeboden als een cloudoplossing. Klantgegevens worden gehost op veilige cloudinfrastructuur, voornamelijk in Amerikaanse datacenters, met ondersteuning voor AVG-naleving en beveiligingsstandaarden op enterpriseniveau.

Functionaliteiten

• Werkplek reservering – Medewerkers kunnen vooraf werkplekken reserveren om hun kantoordagen te plannen.
  
  
• Vergaderruimte reservering – Ondersteunt het reserveren van ruimtes en toont beschikbaarheid.
  
  
• Bezoekersbeheer – Vooraanmelding, inchecken, badges en meldingen voor hosts.
  
  
• Interactieve plattegronden – Visuele kaarten tonen de beschikbaarheid van werkplekken en ruimtes.
  
  
• Inchecken & aanwezigheidsregistratie – Helpt bevestigen wie daadwerkelijk op kantoor is.
  
  
• Agenda-integraties – Synchroniseert met Outlook en Google Calendar.
  
  
• Toegangscontrole-integraties – Koppelt met systemen voor gebouwtoegang.

Voor wie is Envoy geschikt?

• Kantoren met regelmatige bezoekers of externe gasten
• Organisaties die werkplek reservering willen combineren met receptie- en bezoekersbeheer
• Bedrijven met strikte beveiligings- of compliance-eisen

Prijzen

De prijs voor Envoy Workplace begint bij $3 per gebruiker per maand, maar dit basispakket bevat géén werkplek reservering. Die is inbegrepen vanaf het Premium-plan, dat start bij $5 per gebruiker per maand.

Klantfeedback

Positief

Gebruikers prijzen vaak het bezoekersbeheer van Envoy. Ze omschrijven het als “zeer eenvoudig voor gasten om in te checken” en waarderen dat hosts “direct worden geïnformeerd zodra bezoekers arriveren.” Reviewers geven aan dat het platform “eenvoudig in gebruik” is en bijdraagt aan een professionele ontvangst ervaring.

Negatief

Sommige gebruikers merken op dat de kosten snel kunnen oplopen wanneer extra modules worden toegevoegd — vooral als werkplek reservering wordt gecombineerd met bezoekersbeheer en integraties. Daarnaast geven sommigen aan dat de functionaliteit voor werkplek reservering minder geavanceerd is dan bij tools die hier specifiek voor zijn ontwikkeld.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op Capterra en G2.)

6. Deskbird

Deskbird is een hybride platform voor werkplekbeheer dat zich richt op het boeken van bureaus, het plannen van vergaderruimtes en het plannen van aanwezigheid op kantoor. Het positioneert zichzelf als een moderne, werknemer-vriendelijke oplossing ontworpen om flexibel werk te ondersteunen en tegelijkertijd organisaties inzicht te geven in het kantoorgebruik.

Gegevensbeveiliging en hosting

Deskbird is ontwikkeld door een bedrijf uit Zwitserland en wordt aangeboden als een cloudoplossing. Klantgegevens worden gehost in Europese datacenters, waarmee het platform voldoet aan de AVG en hoge normen hanteert voor gegevensbescherming.

Functionaliteiten

• Werkplek reservering – Reserveer werkplekken vooraf om kantoordagen te plannen.
  
  
• Vergaderruimte reservering – Beheer beschikbaarheid en voorkom dubbele boekingen.
  
  
• Interactieve plattegronden – Visuele kaarten laten zien waar werkplekken en ruimtes zich bevinden.
  
  
• Zichtbaarheid van aanwezigheid – Bekijk wie wanneer op kantoor is.
  
  
• Reservering van parkeerplekken en gedeelde middelen – Boek eenvoudig aanvullende faciliteiten.
  
  
• Agenda-integraties – Werkt samen met Outlook en Google Calendar.
  
  
• Mobiele app – Ondersteunt reserveringen en planning onderweg.
  
  
• Gebruiksanalyses – Inzichten in aanwezigheid en benutting van werkplekken.

Voor wie is Deskbird geschikt?

• Middelgrote tot grote organisaties met een hybride werkmodel
  
• Teams die flexibele reservering willen voor werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplekken
  
• Bedrijven die op zoek zijn naar een moderne, mobielvriendelijke werkplekoplossing
  

Prijzen

Deskbird hanteert een model met verschillende prijsniveaus:

• Starter – Gratis plan voor kleine teams (tot 15 gebruikers en één kantoor)
• Business – Vanaf ongeveer €3,50 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)
• Professional – Vanaf ongeveer €4,25 per gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd), met geavanceerde functies en premium support
• Enterprise – Prijs op aanvraag, gericht op grotere organisaties met maatwerkbehoeften

Klantfeedback

Positief

Gebruikers prijzen regelmatig de moderne interface en het gebruiksgemak van Deskbird. Ze omschrijven de ervaring als “intuïtief” en geven aan dat medewerkers het platform makkelijk adopteren. Ook de mobiele app en het duidelijke inzicht in aanwezigheid op kantoor worden gewaardeerd, omdat dit teams helpt hun hybride werkdagen beter op elkaar af te stemmen.

Negatief

Sommige gebruikers geven aan dat de prijs aan de hoge kant kan zijn, vooral voor grotere teams. Daarnaast merken anderen op dat de geavanceerde configuratie opties beperkt zijn en dat bepaalde beleidsinstellingen of aangepaste werkprocessen niet volledig kunnen worden aangepast aan de eigen organisatie.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op Capterra en G2.)

7. YAROOMS

YAROOMS is een platform voor werkplekbeheer dat zich richt op het reserveren van werkplekken en vergaderruimtes, met uitgebreide functies voor hybride werkplanning. De tool is met name geschikt voor grotere organisaties of bedrijven met meerdere vestigingen en biedt diepgaande configuratie-opties, beleidsbeheer en uitgebreide analyses.

Gegevensbeveiliging en hosting

YAROOMS is ontwikkeld door een bedrijf uit Roemenië en wordt geleverd als cloudoplossing. Klantgegevens worden gehost in Europese datacenters, met naleving van de AVG en beveiligingsnormen op enterpriseniveau.

Functionaliteiten

• Werkplek reservering – Reserveer werkplekken vooraf om hybride werkdagen te plannen.
  
  
• Vergaderruimte reservering – Beheer de beschikbaarheid van ruimtes en voorkom dubbele boekingen.
  
  
• AI-assistent – Slimme werkplekassistent voor snellere en efficiëntere reservering.
  
  
• Interactieve plattegronden – Visuele plattegronden voor meerdere locaties.
  
  
• Digitale bureauschermen – Live beschikbaarheid en actuele reserveringen zichtbaar op het bureau zelf.
  
  
• Gebruik & bezettingsanalyse – Inzichten in ruimtegebruik en bezettingsgraden.

Voor wie is YAROOMS geschikt?

• Middelgrote tot grote organisaties
• Bedrijven met meerdere vestigingen
• Organisaties die behoefte hebben aan geavanceerde rapportages en beleidsbeheer

Prijzen

YAROOMS biedt flexibele prijsplannen op basis van jouw reserveringsbehoeften voor werkplekken. Het Starter-pakket begint vanaf €99 per maand en bevat de basisfunctionaliteiten voor het reserveren van werkplekken en vergaderruimtes op één locatie. Meer functies, locaties en analysemogelijkheden zijn beschikbaar in het Business-pakket (€399 per maand) en het Enterprise-pakket (€899 per maand).

Klantfeedback

Positief

Gebruikers omschrijven YAROOMS vaak als gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken, zowel voor medewerkers als voor IT-teams. Een reviewer noemt het “gebruiksvriendelijk met een goede interactieve plattegrond”, en benadrukt het gemak van reserveren via plattegronden en incheckfunctionaliteiten. Volgens meerdere G2-reviewers is het “makkelijk te gebruiken voor medewerkers én voor IT bij implementatie en onderhoud.”

Negatief

Verschillende gebruikers geven aan dat de mobiele functionaliteit beter kan. Een reviewer op Capterra merkt op dat de iPhone-app “niet erg functioneel” is, waardoor reserveringen onderweg minder soepel verlopen. Daarnaast melden sommige gebruikers prestatieproblemen of af en toe foutmeldingen, zoals langzamere reacties of werkplekken die niet goed worden vrijgegeven na annuleringen.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op Capterra en G2.)

9. GoBright

GoBright is een uitgebreid platform voor slim werkplekbeheer, waarmee werkplekken, vergaderruimtes en bezoekersstromen centraal beheerd kunnen worden. De tool is ontworpen voor modern hybride werken en legt de nadruk op gebruiksgemak, realtime beschikbaarheid en integraties met bestaande tools binnen de organisatie. GoBright ondersteunt een flexibele, datagedreven werkplekervaring.

Gegevensbeveiliging en hosting

GoBright is ontwikkeld door een bedrijf uit Nederland en wordt aangeboden als een cloudgebaseerde oplossing. Klantgegevens worden gehost in Europese datacenters, met volledige ondersteuning voor AVG-naleving en hoge standaarden voor gegevensbeveiliging.

Functionaliteiten

• Werkplek reservering – Reserveer werkplekken vooraf via de app, portal of hardware, met realtime beschikbaarheid.
  
  
• Vergaderruimte reservering – Vind snel beschikbare ruimtes, met synchronisatie naar je agenda.
  
  
• Interactieve kaarten & wayfinding – Vind gemakkelijk werkplekken, ruimtes en collega’s via visuele plattegronden.
  
  
• Bezoekersbeheer – Vooraanmelden en inchecken van bezoekers, gekoppeld aan werkplekinfrastructuur.
  
  
• Hybride werkondersteuning & analyses – Inzichten in bezetting en gebruik helpen bij optimalisatie van kantoorruimte.
  
  
• Integratie met Microsoft Teams, Outlook & Google – Synchroniseer reserveringen direct met je zakelijke agenda.
  
  
• Mobiele app – Boek en beheer werkplekken onderweg via je smartphone.

Voor wie is GoBright geschikt?

• Organisaties die één compleet platform zoeken voor werkplekken, vergaderruimtes en bezoekersbeheer
• Teams die intensief gebruikmaken van Microsoft- of Google-tools
• Kantoren die reservering willen combineren met diepgaande bezettingsanalyses
• Facility teams die behoefte hebben aan enterprise-integraties en hybride inzichten

Prijzen

GoBright hanteert geen vaste, openbare tarieven. Organisaties kunnen een maatwerkofferte aanvragen, afhankelijk van het aantal gewenste modules en middelen (zoals werkplekken, vergaderruimtes, bezoekersbeheer, narrowcasting, etc.).

Klantfeedback

Positief

Veel reviewers en productanalyses benoemen GoBright als een sterk geïntegreerd totaalplatform voor de moderne werkplek. De combinatie van werkplekreservering, vergaderruimtebeheer, bezoekersregistratie, digitale signage en parkeermanagement in één systeem wordt als groot voordeel gezien. Experts benadrukken ook de goede integraties met Microsoft Teams, Outlook en Google Workspace.

Negatief

Aan de andere kant merken sommige experts op dat GoBright relatief weinig gebruikersbeoordelingen heeft op grote reviewplatforms, wat de vergelijkbaarheid met andere tools beperkt. Daarnaast geven marktanalyses aan dat de prijsstructuur en modulaire opbouw complex of onduidelijk kan overkomen voor nieuwe klanten.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op de App Store, SourceForge en Google Reviews.)

10. Flexopus

Flexopus is een oplossing voor werkplekbeheer en desk sharing, gericht op hybride werken en flexibele kantooromgevingen. Het platform legt de nadruk op visuele reservering, realtime beschikbaarheid en sterke gegevensprivacy, en helpt organisaties bij het efficiënt beheren van gedeelde werkplekken, vergaderruimtes en andere middelen.

Gegevensbeveiliging en hosting

Flexopus is ontwikkeld door een bedrijf in Duitsland en wordt geleverd als een cloudgebaseerde oplossing. Klantgegevens worden gehost in Europese (voornamelijk Duitse) datacenters, met volledige AVG-naleving en hoge normen voor gegevensbescherming.

Functionaliteiten

• Werkplek reservering – Reserveer werkplekken vooraf via web of mobiel.
  
  
• Interactieve plattegronden – Visuele plattegronden tonen realtime beschikbaarheid.
  
  
• Vergaderruimte- en parkeer reservering – Beheer meerdere gedeelde middelen in één systeem.
  
  
• Check-in & no-show beheer – QR-code check-in geeft niet-gebruikte reserveringen automatisch vrij.
  
  
• Zichtbaarheid van aanwezigheid – Bekijk wie wanneer op kantoor is.
  
  
• Agenda-integraties – Synchronisatie met Outlook en Google Calendar.
  
  
• Microsoft Teams-integratie – Werkplekken reserveren en beschikbaarheid bekijken direct in Teams.
  
  
• Toegangsbeheer & reserveringsregels – Stel in wie welke zones of middelen mag reserveren.

Voor wie is Flexopus geschikt?

• Organisaties met een hybride of flexibel werkmodel
• Teams die waarde hechten aan visuele werkplek reservering via plattegronden
• Bedrijven met strenge privacy- en AVG-eisen
• Middelgrote tot grote kantoren met meerdere gedeelde middelen
  

Prijzen

Flexopus werkt met een flexibel prijsmodel op basis van het aantal te beheren middelen (zoals werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplekken of andere faciliteiten). In plaats van een vast tarief per gebruiker, wordt de prijs afgestemd op het formaat van je organisatie, het aantal werkplekken, de gewenste functies en integraties (zoals agenda- of Teams-integratie). Een offerte op maat is beschikbaar op aanvraag.

Klantfeedback

Positief

Gebruikers noemen regelmatig de intuïtieve interface en het gebruiksgemak van Flexopus. Ze omschrijven het platform als “makkelijk en vanzelfsprekend.” De interactieve plattegronden, de soepele reserveringservaring en de goede integraties met Microsoft en Google worden vaak genoemd als sterke punten. Ook de snelle en behulpzame ondersteuning krijgt positieve feedback.

Negatief

Sommige gebruikers merken op dat de beheeromgeving consistenter zou mogen zijn met wat eindgebruikers zien. Ook geven enkelen aan dat de mobiele beheerfuncties verbeterd kunnen worden. Daarnaast wordt er af en toe gevraagd om uitgebreidere overzichten voor langetermijnplanning.

(Gebaseerd op gebruikersfeedback op G2.)

Andere handige softwaretools voor het reserveren van werkplekken

De markt voor werkplekreserveringssoftware is breed en voortdurend in ontwikkeling. Om je te helpen nog meer opties te verkennen, hebben we hieronder een overzicht gemaakt van andere interessante tools die het overwegen waard kunnen zijn, afhankelijk van de behoeften van jouw organisatie:

• OfficeRnD - Een flexibel platform voor ruimtebeheer met hot desking en het reserveren van vergaderruimtes, uitgebreide automatisering en een breed scala aan integraties. Ideaal voor coworking-ruimtes en beheerde kantooromgevingen.
  
  
• WorkInSync - Een platform voor hybride werken met onder andere het reserveren van werkplekken, inzichtelijke analytics, aanwezigheidsplanning en roosters voor medewerkers.
  
  
• Spacewell - Software voor ruimte- en werkplekbeheer op enterpriseniveau, met werkplek- en ruimte-reserveringen, bezettingssensoren en data-analyse.
  
  
• Smartway2 - Een oplossing voor werkplekbeheer met reserveringen voor werkplekken, ruimtes en andere middelen, bezettingsanalyses en ondersteuning voor digitale signage.
  
  
• Archie - Een tool voor het reserveren van werkplekken en werkruimtes, ontwikkeld voor middelgrote en grote kantoren. Biedt mobiele toegang, realtime beschikbaarheid en slimme filters.
  
  

• HybridHero - Biedt flexibele reserveringen van werkplekken en ruimtes met realtime plattegrondweergave, selfservice reserveringen en ondersteuning voor verschillende zitmodellen.

• Hybo (Hybo.app) - Een gebruiksvriendelijk platform voor het reserveren van ruimtes en werkplekken, geschikt voor hybride en fysieke werkmodellen, met focus op eenvoud en kernfunctionaliteit.

• OfficeMap - Een hot desk-reserveringssysteem dat geschikt is voor grote organisaties. Ondersteunt werkplekreserveringen en middelenbeheer voor facilitaire, HR- en IT-teams.
  
  
• Eden Workplace - Een tool voor werkplekbeheer met reserveringsfunctionaliteit voor werkplekken, speciaal ontwikkeld voor hybride kantoren. Ondersteunt mobiel reserveren, plattegrondweergave en integraties.
  
  
• OfficeSpace - Een platform voor werkplekbeheer, ontworpen om hybride kantoren te ondersteunen met reservering van werkplekken, het plannen van middelen en tools voor ruimtegebruik.
  
  
• Mapiq - Een slim werkplekplatform dat reserveringen van werkplekken en vergaderruimtes combineert met realtime bezettingsdata en analyses, zodat teams hun ruimtegebruik in hybride kantoren optimaal kunnen afstemmen.

FAQ: Werkplek reservering en hybride werkplekbeheer

Welke werkplek reserveringstool is het meest geschikt voor kleine teams?

Er zijn meerdere platforms die gratis plannen aanbieden, ideaal voor kleinere kantoren die net starten met hybride werken. Deze versies bevatten meestal de basisfuncties voor het reserveren van werkplekken en vergaderruimtes, zonder directe kosten. Houd wel rekening met limieten qua aantal gebruikers, ruimtes of functies:

• Flexwhere - Biedt een gratis versie zonder tijdslimiet voor teams tot 25 gebruikers. Hiermee kun je werkplekken en vergaderruimtes reserveren zonder dat je een creditcard hoeft in te voeren. Ideaal voor kleine teams die intuïtief willen starten zonder maandelijkse kosten.
• Skedda - Heeft een gratis plan gebaseerd op het aantal te reserveren ruimtes (zoals werkplekken of vergaderruimtes) in plaats van gebruikers. Geschikt voor kleinere kantoren met een beperkt aantal werkplekken. Voor geavanceerde planningsregels of analyses is vaak een upgrade nodig.
• Clearooms - Werkt niet met gebruikerslimieten, maar biedt lage instapkosten voor kleine kantoren (bijvoorbeeld ~£60/maand voor ca. 19 werkplekken). Start-ups kunnen het aantal resources uitbreiden naarmate ze groeien.
• Deskbird - Biedt een gratis Starter-plan voor kleine teams (tot 15 gebruikers), inclusief basisreservering, agenda-integratie en mobiele toegang. Geavanceerde functies zijn beschikbaar in de betaalde versies.

Welke werkplek reserveringstools zijn budgetvriendelijk?

Budgetvriendelijke opties bieden vaak gratis versies of schaalbare prijsmodellen. Skedda, Deskbird, Flexwhere en Clearooms maken het mogelijk om klein te starten en alleen uit te breiden wanneer dat nodig is. Dit maakt ze geschikt voor groeiende teams of organisaties die hybride werken willen testen.

Is werkplek reservering noodzakelijk bij hybride werken?

In de meeste hybride werkomgevingen wel. Zonder reserveringssysteem weten medewerkers vaak niet wanneer collega’s op kantoor zijn of of er nog een werkplek beschikbaar is. Dit leidt tot piekdagen met overbezetting of juist lege werkplekken op rustige dagen. Tools zoals Flexwhere bieden structuur door realtime inzicht in beschikbaarheid, aanwezigheid en bezetting. Dit helpt organisaties om hybride werkbeleid te ondersteunen én kantoorruimte efficiënter te gebruiken.

Welke tools ondersteunen sensoren en realtime bezettingsdata?

Sommige platforms ondersteunen koppelingen met sensoren of realtime gebruiksdata. Voorbeelden zijn GoBright, Flexwhere en Flexopus. Deze tools helpen organisaties beter te begrijpen hoe het kantoor écht wordt gebruikt en ondersteunen datagedreven beslissingen over werkplekinrichting en capaciteit.

Helpt werkplek reservering om ongebruikte kantoorruimte te verminderen?

Zeker. Reserveringssoftware geeft inzicht in gebruikspatronen en aanwezigheid. Tools zoals Flexwhere tonen bijvoorbeeld drukke dagen, onderbenutte zones en langetermijntrends. Deze inzichten helpen om kantoorindelingen te optimaliseren, lege werkplekken te verminderen en betere beslissingen te nemen over kantoorruimte in de toekomst.

Waar moet je op letten vóór je kiest?

De markt voor werkplekreservering verandert voortdurend — functies, prijzen en klantbeoordelingen worden regelmatig aangepast naarmate leveranciers hun producten verbeteren. Controleer voor de meest actuele informatie altijd de officiële websites van aanbieders en reviewplatforms zoals G2, Capterra, SourceForge en Software Advice.