“Flexwerken zonder FlexWhere is niet te doen."

De Gemeente Zeist werd in 2015 uitgeroepen tot één van de beste "Beste Werkgevers" in Nederland. Daar speelt flexibel werken een rol in. Het moderne gemeentehuis ondersteunt flexwerken met technologische toepassingen, waaronder FlexWhere.

“Als leidinggevende van de P&O en Communicatieafdeling was ik nauw betrokken bij het invoeren van het flexibel werken", zegt Mariëlle Sluiter. "We hebben een periode zonder FlexWhere gekend. Dat was geen doen. Het was zo’n gepuzzel voor iedereen om een werkplek te vinden. FlexWhere heeft ons enorm geholpen daar duidelijkheid in te scheppen. Waar kan ik werken vandaag? En waar is die collega die ik nodig heb voor een korte vraag?

Dankzij FlexWhere contact houden met het team

Contact houden met collega’s kan natuurlijk ook bij het koffieapparaat of via de mail, telefoon en WhatsApp. Maar vooral als leidinggevende vind ik het belangrijk regelmatig collega’s uit mijn team op te zoeken. Dankzij FlexWhere kan ik iemand snel vinden en even langslopen.

Op ons wensenlijstje voor een flexwerkssysteem stond ook analyses kunnen maken. De managementinformatie in FlexWhere geeft ons inzicht wanneer er drukke periodes zijn. Of de werkplekken echt beter benut worden met het nieuwe werken en of er te veel of te weinig plekken zijn.

Vergaderruimtes twee uur van tevoren reserveren

Hoe ik FlexWhere gebruik hangt een beetje van mijn dag af. Wil ik achter een computer werken dan zoek ik een werkplek op in FlexWhere. Meestal daar waar bepaalde collega’s zitten waar ik die dag mee te maken heb. Heb ik een serieuze vergadering, dan zoek ik een vrije vergaderruimte op in FlexWhere.

We hebben als regel ingesteld dat vergaderruimtes maar 2 uur van tevoren gereserveerd mogen worden. Dit om het echt flexibel te houden. Voor korte informele gesprekken ga ik gewoon op een vrij bankje zitten."

“FlexWhere is zo simpel dat iedereen ermee overweg kan." - Mariëlle Sluiter

Gerard Pool, ICT-medewerker: “Er werken ongeveer 350 mensen bij de gemeente Zeist. Met allemaal een flexibele werkplek, veel interne vergadering en besprekingen met bezoekers. Met FlexWhere vinden we overzichtelijk een vrije werkplek, collega of lege vergaderruimte. De kracht van FlexWhere is dat het programma zo simpel werkt dat iedereen ermee overweg kan. De drempel om het te gebruiken is laag. Waardoor samenwerken met de collega’s (bijna) vanzelf gaat.”

“Er staan voldoende touchscreens door het pand." - Gerard Pool

Roel Faems, projectleider Zaakgericht Werken: “In december 2013 zijn we overgegaan naar een volledig flexibel kantoor. We gebruikten in het begin nog geen FlexWhere. Een werkplek vinden was lastig en ik was snel 10 minuten bezig om een collega te vinden, zonde van mijn tijd. Dankzij FlexWhere weet ik nu wie aanwezig is en waar iemand zit. Ik benader FlexWhere meestal met mijn laptop, maar er staan ook voldoende touchscreens door het hele pand. Ik gebruik het elke dag en zou niet meer zonder willen.”