Vraag aan vijf mensen wat zij onder ‘het nieuwe werken’ verstaan, en je krijgt tien verschillende antwoorden. Bovendien is het ene bedrijf het andere niet. Er is kortom niet één aanpak of strategie om het nieuwe werken na corona vorm te geven. Wel zijn er tips en tools die hybride werken kunnen ondersteunen.
De transformatie van de werkcultuur in Nederland draait, na de boost door corona, op volle toeren. Vrijwel alle organisaties zijn in dit kader naarstig op zoek naar het ei van Columbus. Medewerkers worden in allerijl voorzien van nieuwe laptops en krijgen meer vrijheden. Op kantoor worden ‘belcellen’ gecreëerd en Raden van Bestuur trachten beleid te formuleren. Toch valt het niet te voorspellen of deze verandering blijvend is of van tijdelijke aard. We dachten aanvankelijk ook dat we met z’n allen veel minder het vliegtuig zouden pakken na de pandemie. Maar de chaotische drukte die Schiphol al maandenlang gijzelt, toont aan dat we wat dat aangaat weer terug bij af zijn. In ieder geval heeft het er op dit moment alle schijn van dat de geest definitief uit de fles is, en dat bedrijven er wel iets mee móéten.
1. Wat houdt Het Nieuwe Werken in?
Laten we even teruggaan naar de kern: wat verstaan wij onder Het Nieuwe Werken (HNW) en hoe is het ontstaan? Het begrip HNW is ooit geïntroduceerd door de Nederlandse overheid. Een van de achterliggende doelstellingen van het niet standaard op kantoor werken was het terugdringen van de files. Ook publiceerde Bill Gates, toen nog als baas van Microsoft, in 2005 een whitepaper, waarvan de Nederlandse titel luidde: ‘Digitale werkstijl: het nieuwe werken’. In enkele andere Europese landen gebruikt men de term ‘Work 4.0’. Het Nieuwe Werken anno 2022 wordt omschreven als ‘plaats- en tijdonafhankelijk werken door kenniswerkers’. Het uitgangspunt hierbij is dat de werknemers altijd en overal toegang hebben tot relevante informatie. Dat laatste is een flinke uitdaging voor ICT. Maar de impact van HNW reikt veel verder dan alleen ICT; het dwingt ons om anders te denken over het organiseren van werk. Dat heeft invloed op leiderschap, samenwerkingsvormen, organisatiecultuur en nog veel meer. In de relatie tussen werknemer en werkgever of leidinggevende speelt vertrouwen een grotere rol. Er wordt niet langer gestuurd op aanwezigheid maar op resultaat. Daarnaast worden er hogere eisen aan ondersteunende faciliteiten gesteld. We noemden reeds ICT, maar denk ook aan flexplekken en (tele)communicatiemiddelen.
Voordelen voor de werknemer
In de huidige praktijk wil het overgrote deel van de werknemers niet meer terug naar de oude manier van werken. De hogere mate van autonomie en eigen aansturing geeft meer vrijheid, meer voldoening en minder stress. Een ander groot voordeel is dat er minder en buiten de spits wordt gereisd, dat scheelt enorm in tijd en kosten. Flexibiliteit in werktijden en -locatie is aantrekkelijk, ook voor potentiële nieuwe medewerkers. Dankzij de toegenomen vrijheid hebben mensen grotere controle op de balans tussen werk en privé. Werk valt gemakkelijker te combineren met andere rollen zoals zorg voor kinderen, huishoudelijke taken of zelfs een studie. Kortom, werknemers kunnen beter bepalen hoe ze hun werk effectiever, efficiënter en plezieriger invullen. Werknemers hebben meer tijd is voor ontspanning en meer mogelijkheden voor een gezondere levensstijl. Velen kunnen thuis geconcentreerder werken dan op kantoor, al verschilt dat natuurlijk per persoon.
Voordelen voor de werkgever
Deze transformatie naar het hybride werken is de uitgelezen kans om de kantoorruimte beter in te delen. Ongeveer de helft van de tijd zijn de traditionele werkplekken doordeweeks niet bezet. Die ruimte kan voor andere doeleinden worden ingezet, zoals flexplekken, samenwerkplekken of belcellen. Wat écht niet meer inzetbaar of nodig is, kan worden bespaard. Andere kostenbesparingen kunnen worden behaald op het gebied van energieverbruik, reiskosten en printkosten. HNW zou ook leiden tot hogere arbeidsproductiviteit en betere bedrijfsresultaten. Er wordt minder vergaderd en de uitsparing van veel reistijd scheelt niet alleen in de kosten, het bevordert ook nog eens het efficiënter werken. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld buiten de spits met openbaar vervoer naar kantoor. Tijdens die reis kunnen ze werken. Er is minder ziekteverzuim omdat praktische obstakels, zoals de zorg voor een ziek kind of mantelzorg gemakkelijker kunnen worden ingericht. Ook wanneer de medewerker zelf ziek is, kan deze nog een bijdrage leveren.
Zijn er ook minder positieve kanten?
Toch is het niet allemaal rozengeur en zonneschijn. Zo worden de genoemde voordelen niet door alle werknemers en werkgevers als zodanig ervaren. De flexibiliteit en het altijd-bereikbaar-zijn leveren extra druk op, waardoor de scheiding tussen werk en privé vervaagt. Daarnaast blijft de behoefte om fysiek contact te hebben met collega’s aanwezig. Er is minder interactie wat voor sommigen leidt tot lagere betrokkenheid bij de organisatie. Lang niet alle managers zijn blij dat ze minder controle hebben, zeker wanneer ze al jarenlang in een sterk hiërarchische organisatie hebben gefunctioneerd. Medewerkers die klein behuisd zijn, zijn vaak aangewezen op een werkplek in de privé leefruimte, wat te wensen overlaat. Doordat er minder controle is, zal de manier van leidinggeven moeten worden herzien. Ook de behoefte aan allerlei nieuwe voorzieningen die bovendien veilig en privacy-proof moeten zijn, trekt een stevige wissel op een bedrijf, in het bijzonder voor de ICT-afdeling. De communicatie verloopt grotendeels via e-mail, chat en andere tools, en documenten moeten snel en tijd beschikbaar zijn via de cloud.
2. Wat is ervoor nodig?
De vraag hoe een organisatie Het Nieuwe Werken tot een succes kan maken, valt niet eenvoudig te beantwoorden. Eén ding is echter zeker: het is altijd maatwerk. Zoals aangegeven is er niet één aanpak die voor alle organisaties en medewerkers werkt. De strategie die aan de basis staat van de nieuwe werkcultuur – qua technologie, productiviteit, werkomgeving, mobiliteit enzovoort – zal iedere directie zelf moeten bepalen. Daarbij is het essentieel dat het werk en de mensen het uitgangspunt vormen. Maar hoe dat ontwerp er ook uitziet, bij de praktische invulling daarvan zijn zaken als flexibele werkplekken en goede ICT-ondersteuning een vereiste. Een tool als FlexWhere kan van onschatbare waarde zijn in de organisatie van flexplekken.
3. De flexibele werkplek
Ruim vóór de pandemie werd flexibel werken voornamelijk gepromoot om te bezuinigen op kantoorruimte. Dat heeft inmiddels, vanwege de periode van gedwongen thuiswerken, een compleet andere dynamiek gekregen. Binnen die dynamiek helpt FlexWhere om een werkplek te reserveren of vergaderruimte op kantoor te vinden en te reserveren. Medewerkers die met de auto reizen kunnen zelfs een parkeerplek reserveren. In de app zie je ook wanneer een collega of teamlid op kantoor is, zodat je met elkaar kan samenwerken op een bepaalde dag of tijdstip. De reserveringstool ondersteunt in die zin het samenwerken. Met andere woorden: mensen maken weer actief deel uit van het team. Doordat je zeker bent van een werkplek komt niemand meer voor niets naar het werk op de populaire kantoordagen.
De organisatie die doelgericht werk maakt van Het Nieuwe Werken zal daarvan de vruchten plukken. In de grote diversiteit van wensen, eisen en voorkeuren wordt iedereen op haar of zijn wenken bediend of iemand nu een solist is of een sociaal dier, een ochtend- of avondmens, een stilte-aanbidder of hardrockfan, een chaoot of controlefreak. Zolang er thuis en op kantoor voor elk wat wils is, zullen Het Nieuwe Werken en alle bijkomende voordelen zeker blijven.
4. De 7 principes van HNW
Om een succes te maken van Het Nieuwe Werken, is het goed de onderstaande principes in acht te nemen.
Aan de basis van hybride werken staat iets ander dan de ‘cosmetica’ – snelle laptops, dockingstations en state-of-the-art kantoorbureaus. Het juiste startpunt is de analyse van het werk en de mensen in de organisatie.
Directie en management moeten nauw betrokken zijn bij de visievorming van de nieuwe manier van werken. Ze moeten die visie ook actief uitdragen.
Het nieuwe werken is een totaalpakket. Vorm daarom een integrale visie op het nieuwe werken, waarin je huisvesting, de werkplek (thuis en op kantoor), digitalisering én gedrag betrekt.
Neem medewerkers mee in de veranderingen en geef ze een rol in de processen van ontwerp en uitvoering.
Verbeter de virtuele werkomgeving en zorg voor goede middelen zoals Sharepoint, (video)belplekken, een draadloos netwerk voor gasten en goede tools voor het reserveren van een flexplek op kantoor.
Besteed aandacht aan de fysieke werkomgeving op kantoor. Creëer ruimtes specifiek geschikt voor activiteit-gerelateerd werken. Het kantoorgebouw is een ecosysteem waar mensen elkaar tegenkomen. Richt het ook op die manier in met dynamische ontmoetingsplekken, een centrale espressobar of brasserie.
Nog enkele fysieke principes voor het kantoorgebouw:
Creëer openheid in het gebouw door doorkijkjes en glas.
Zorg voor gekke, onconventionele plekken, zonder specifieke ARBO-focus, maar wel heerlijk om te vertoeven en te werken.
Etaleer kunst in het gebouw die regelmatig wordt gewisseld; verandering van spijs doet eten.
Denk bij de inrichting aan huiselijkheid, groen, gastvrijheid.
Contact
Wil je meer weten over FlexWhere en wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie of vraag een vrijblijvende demo aan.
