De coronapandemie heeft onze manier van werken stevig opgeschud. Voordat de eerste zogeheten intelligente lockdown werd afgekondigd, in maart 2020, werkten mensen maar mondjesmaat thuis. Ineens moest nagenoeg iedereen vanuit huis werken.
Nu we de laatste fase van deze pandemie in lijken te gaan, is de grote herschikking begonnen. Welke effecten heeft het gedwongen thuiswerken gehad op onze manier werken? En nu mensen grotendeels weer zelf kunnen bepalen vanwaar ze werken, wat zijn hun voorkeuren? Dat hoeft uiteraard niet langer óf-óf te zijn – óf op kantoor óf vanuit huis – maar steeds vaker zien we een combinatie: én-én. Is dit zogenaamde hybride werken het nieuwe normaal? En als dat zo is, hoe geven we dat dan vorm? Is werkend Nederland hier klaar voor en wat zijn de voor- en nadelen?
Een jaar thuiswerken
Aan het ICTU onderzoek ‘Hybride werken in het Rijk; Hoe dan?’1 werkten ruim 10.000 rijksmedewerkers mee. De mensen werkten toen al een jaar lang thuis. Slechts 1 procent werkte gedurende die twaalf maanden op kantoor. Van de thuiswerkers werkte 83 procent volledig en 16 procent gedeeltelijk vanuit huis. Het niet volledig of helemaal niet thuiswerken hing samen met de aard van de werkzaamheden, vanwege (psychische) gezondheidsproblemen, persoonlijke omstandigheden of omdat de thuissituatie dat niet toeliet. Van de thuiswerkers ervoer 60 procent dat als (zeer) positief. Voor slechts 18 procent was deze ervaring (zeer) negatief. De resterende 22 procent had geen uitgesproken mening over het thuiswerken in de coronaperiode.
Negatieve ervaringen
Als we inzoomen op de negatieve ervaringen, komt naar voren dat mensen onder meer moeite hadden met het vinden van een goede balans tussen werk en privé. Ook ontbrak het velen aan een goede thuiswerkplek. Wie dan toch naar kantoor ging, vond het lege kantoor weinig positief. Een van de respondenten schreef: “Ik mis de dynamische omgeving, de reuring, de collega's. Eigenlijk alles waar je energie van krijgt.” Een ander: “Voor mij is het werken op kantoor met regelmaat, structuur en duidelijke scheiding tussen werk en privé noodzakelijk om goed te kunnen presteren en mentaal in balans te zijn.”
Positieve ervaringen
Respondenten die thuiswerken als positief hebben ervaren, de overgrote meerderheid, zeggen dat zij daardoor juist een betere werk-privé balans bereikten. Ook bracht het gezondheidsvoordelen met zich mee in de vorm van meer rust, meer tijd voor ontspanning en een gezondere levensstijl. Iemand schrijft: “Ik heb meer tijd om gezonde lunches te maken, te sporten of te gaan wandelen. Dit lukte mij eerder niet door vermoeidheid van de lange dagen die ik maakte (door reistijd).”
Geconcentreerd werken
Maar liefst 86 procent staat positief tegenover hybride werken. Enkele reacties: “Op de dagen dat ik geconcentreerd moet werken, kan ik thuis werken en voor de werkzaamheden waar ik met collega's moet sparren, kom ik naar kantoor.” “Ik doe het huishouden, wat na een dag werken op kantoor al direct bij thuiskomst op mij staat te wachten. Nu ik thuiswerk, kan ik door de dag heen alvast wat huishoudelijke klusjes doen, zodat ik het 's avonds rustiger heb.”
Slechts 6 procent ziet hybride werken niet zitten. “Ik heb thuis niet de ruimte om een kamer tot kantoorruimte in te richten. Dus voor mij is hybride werken geen optie.” Anderen geven aan het contact met collega’s te missen of moeite te hebben om zich thuis te concentreren op het werk.
Teamgevoel
Op de vraag hoe vaak iemand op kantoor zal werken, antwoordt bijna twee derde (63%) dat ze één of twee keer per week naar kantoor zullen gaan. Eén op de tien rijksmedewerkers (11%) heeft geen vast aantal kantoordagen in gedachten. Slecht 2 procent verwacht weer fulltime op kantoor te gaan werken en 4 procent werkt het liefst helemaal niet meer op kantoor. Enkele reacties: “In de toekomst wil ik één keer per week met het hele team op kantoor komen, om het teamgevoel te behouden, zaken te printen en te weten wat er speelt bij collega's (en op kantoor in het algemeen).” “Collega's zijn voor mij belangrijk en ik wil graag minimaal vier dagen naar kantoor komen. Ik hoop dat, ondanks de vele voordelen van hybride werken, het ook mogelijk blijft om de meeste dagen op kantoor te werken.”
Voordelen van hybride werken
Een van de voornaamste voordelen van het hybride werken zit in de tijdsbesparing vanwege minder reistijd (76%). Daarnaast is het belangrijk om werk- en privétijd beter te kunnen indelen (61%) en/of productiever te kunnen werken (60%). Ook verwachten medewerkers een bepaalde flexibiliteit te vinden doordat men zelf kan bepalen op welke locatie (51%) en/of welke tijden (49%) men werkt. Minder genoemde voordelen zijn dat men nu verder van het werk kan wonen (16%) en overdag een studie kan volgen (5%). Een kleine minderheid (3%) ziet geen voordelen in het hybride werken.
Nadelen van hybride werken
Ook al zien de respondenten meer voordelen dan nadelen van hybride werken, zijn er toch ook minpunten. Het gemis aan direct contact met collega’s weegt daarbij het zwaarst (61%). Het gevoel dat je niet weet wat er op kantoor speelt als je thuis werkt (40%) hangt daarmee samen. Daarnaast werd de werk-privé balans als nadeel genoemd (het moeten bewaken: 38% – het niet goed kunnen scheiden 34%). 14 procent van de rijksmedewerkers ziet geen minpunten.
Wat is er nodig?
Thuiswerkers hechten veel waarde (61%) aan hybride vergadermogelijkheden (combinatie van digitaal en fysiek). Eveneens belangrijk (53%) is dat er duidelijke afspraken/regels zijn over wanneer het team/afdeling samenkomt en dat er plekken beschikbaar zijn op kantoor voor informele ontmoetingen met collega’s (48%). Een tool als FlexWhere biedt hiervoor waardevolle ondersteuning. Daarnaast vinden de deelnemers aan het ICTU-onderzoek het ook belangrijk dat de organisatie bijdraagt aan de thuiswerkplek. Bijna de helft (49%) pleit voor het beschikbaar stellen van een budget zodat mensen zelf voorzieningen voor hun thuiswerkplek kunnen aanschaffen.
Twaalf terugkeervarianten
De NSvP (Nederlandse Stichting voor Psychotechniek) maakte een overzicht van twaalf terugkeervarianten, onderverdeeld in vier uitgangspunten.
Alles-of-niets
Terugkeren op de oude voet. Alsof we een dik jaar nooit thuis hebben gewerkt.
Terugkeer is niet meer mogelijk. Het kantoor is ingeruimd voor een online omgeving waarin permanent op afstand wordt gewerkt.
Bedrijfsafhankelijk
Terugkeren op weekbasis. Werken doen we thuis en we hebben twee vergader- of ontmoetingsdagen op kantoor.
Terugkeren op dagdeelbasis. Alleen de ochtend of middag op afstand/op kantoor werken.
Terugkeren op maandbasis. Week op, week af werken op kantoor.
Terugkeren op seizoensbasis. Langere periodes thuis/op kantoor; ‘zoom-winters’ en ‘kantoor-lentes’.
Werkafhankelijk
Terugkeren op taak/activiteitsbasis. Plaats en tijd worden bepaald door waar/wanneer je taken het meest productief kunt doen.
Terugkeren op functiebasis. Functie A kan 60% thuis, functie B 30%.
Terugkeren op teambasis. Het team wijst thuis- en kantoortaken aan.
Persoonsafhankelijk
Terugkeren op voorkeursbasis. Je doet het werk naar eigen wens op afstand of kantoor met als doel dat het werk blijft motiveren.
Terugkeren op gezondheidsbasis. Persoonlijke gezondheid of stressniveau bepaalt waar je werkt.
Terugkeren op gezinsbasis. Doel: een optimale werk-privébalans, afhankelijk van (activiteiten van) kinderen en/of partner
Hogere productiviteit
Uit een ander onderzoek, Harvard Business School2, blijkt dat hybride werken de productiviteit zelfs verhoogt. Professor Prithwiraj Choudhury onderzocht met zijn team drie werkvormen: 1) voltijds op kantoor, 2) deels op kantoor en 3) grotendeels thuis. Hybride werknemers verstuurden volgens het onderzoek 0,8 e-mails meer per dag en een stijging van 58 procent in de unieke mails. Hieruit concludeerden de onderzoekers dat de hybride groep een breder intra-organisatienetwerk heeft. “Hybride werken biedt voor werknemers het beste van beide werelden. De voldoening, werkbalans en groepsgevoel zijn hoger dan bij de twee andere groepen. De flexibiliteit om thuis te werken zorgt voor meer productiviteit en een hogere kwaliteit in het geleverde werk.”
Iedereen is anders
Citrix gaf opdracht tot een wereldwijd onderzoek naar hybride werken onder 6.500 werknemers. Nadat de dwang van de coronamaatregelen was verdwenen blijkt dat 58 procent van alle respondenten één tot vier dagen op kantoor werkt en dat 21 procent van hen fulltime naar kantoor is teruggekeerd. Het is evident dat iedere werknemer wat dit aangaat anders is. Zo geeft 27 procent van de respondenten die (gedeeltelijk) thuiswerken aan thuis productiever te zijn, terwijl van de fulltime kantoorliefhebbers 44 procent dit aangeeft. De voornaamste redenen om gedeeltelijk thuis te werken zijn: 1) de flexibiliteit (54%), 2) betere controle over de privé-verantwoordelijkheden (34%) en 3) de voordelen van minder woon-werkverkeer (32%). De kantoorwerkers noemen als voordelen: 1) hogere productiviteit (44%), 2) contact met collega’s (42%) en 3) betere scheiding werk en privé (37%).
De werkplek
Kantoorinrichter Ahrend onderzocht wat er nodig is voor de nieuwe werkomgeving, thuis én op kantoor. Kantoortuinen waren pré-corona uitstekende werkplekken, maar in de hybride werkvorm stuit die werkvorm op nogal wat nadelen. Toch biedt het fysieke kantoor nog steeds toegevoegde waarde voor zowel werkgevers als medewerkers. Denk aan zaken als een doordachte ergonomie en een goede balans tussen werk en privé. Veel kantoren hebben hun inrichting al aangepast aan het hybride werken, door bijvoorbeeld meer flexibele werkplekken en meubilair toe te voegen of (video)belcellen. Toch blijft er nog behoefte aan meer ruimtes voor hybride vergaderingen of videogesprekken op kantoor. Open kantoortuinen hebben in dit kader hun beste tijd gehad, lijkt wel. Slechts 31% van de werkgevers in de profit branche en 17% bij de overheid verwacht dat ze hun kantoor niet zullen aanpassen aan de nieuwe werkrealiteit.
Flexibel werken
Over het algemeen sluit hybride werken dus aan bij de behoefte en verwachtingen van medewerkers. Ook de werkgevers reageren doorgaans positief op stellingen over flexibel werken. 8 op de 10 medewerkers vindt de werkgever aantrekkelijker als op verschillende locaties gewerkt kan worden. 7 op de 10 medewerkers meent dat het werken op verschillende locaties bijdraagt aan de productiviteit. Dat zijn veelzeggende signalen in tijden van grote personeelstekorten.
“De flexibiliteit om thuis te werken zorgt voor meer productiviteit en een hogere kwaliteit in het geleverde werk.”
FlexWhere
De app waarmee medewerkers hun werkplek reserveren op kantoor. Klik in de app op de datum, vervolgens via een digitale plattegrond op de vrije werkplek of vergaderruimte, dan op het tijdsblok en de reservering is geslaagd. Je kunt zelfs een parkeerplek reserveren. FlexWhere werkt op ieder device en webbrowser. Voor samenwerkingsbijeenkomsten kunnen zogeheten werkzones – het bedrijfsrestaurant of zitjes in de tuin – aan FlexWhere worden toegevoegd.
In de app vind je ook snel een collega, EHBO'er of BHV'er. Ook kan FlexWhere worden gekoppeld met methoden als Citrix, LDA. Active Directory (AD), UPN of RDP. Dat kiest de organisatie zelf. Niets wordt langdurig opslagen in de app.
De praktijk
Een afdeling van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) heeft recent FlexWhere (zie kader) in gebruik genomen om het hybride werken voor het personeel met niet patiëntgebonden functies in goede banen te leiden. De afdeling van Caroline de Vogel, senior adviseur strategie en patiëntparticipatie, verzorgt niet alleen de monitoring op wet- en regelgeving maar is een actieve partner in het vormgeven en implementeren van kwaliteitsbeleid en werkt binnen het huis. De Raad van Bestuur wil dat medewerkers in niet patiëntgebonden functies gemiddeld de helft van hun dienstverband op kantoor aanwezig zijn. Dit komt in de praktijk meestal neer op minimaal twee dagen in de week. “Hier speelt voor ons een issue”, vertelt De Vogel. “Toen corona begon waren er zorgen om gedwongen thuis te werken. Mensen wisten niet hoe ze dat moesten doen, ze misten hun collega’s en gaven zelfs aan er depressief van te worden. Maar nu is dat sentiment gekanteld naar het tegengestelde. De meesten werken nu veel liever thuis en zeggen dat als ze contact willen met collega’s ze wel appen of Teamen.”
Kantoortuin
Volgens De Vogel is er sprake van een spanningsveld tussen de verkregen autonomie – je bent eigen baas en niemand zegt er iets van als je koffie drinkt of de hond uitlaat – en verbonden willen zijn, de sociale context van ergens bij willen horen – de meerwaarde van het fysieke contact, het aangehaakt blijven. “Die beide kanten van het spectrum hebben de afgelopen periode andere waarden gekregen. We hebben nu moeite om mensen weer naar het kantoor te krijgen.”
Haar afdeling werkt op een grote kantoortuin, die pré corona de medewerkers nauwelijks voldoende plaats bood. “Er was sprake van ruimtegebrek, waardoor mensen regelmatig op hun laptop moesten werken ergens op een plekje in het LUMC in plaats van een vaste werkplek met dockingstation. Inmiddels is er geen sprake meer van een gebrek aan werkplekken. Integendeel. Waar we nu tegenaan lopen is dat we fysiek én online moeten kunnen werken en dat laatste kan niet echt in een kantoortuin. Teams-sessies werken verstorend in die grote open ruimte. Hiervoor zetten we nu enkele kleine kantoortjes in die in het verleden alleen voor MT-leden beschikbaar waren. Mensen kunnen deze via FlexWhere reserveren.”
Organisatieopstellingen
Een van de initiatieven van De Vogel om te doorgronden wat er speelt is het doen van organisatieopstellingen. “Dat is een beetje vergelijkbaar met familieopstellingen”, legt ze uit, “maar dan voor een organisatie. Middels zo’n opstelling werk ik een thema uit met collega’s om te achterhalen welke factoren in deze nieuwe situatie een rol spelen, positief en negatief. Een van de inzichten die ik hieruit heb gehaald, is dat de verkregen autonomie en het ergens bij willen horen, zich in ons hoofd presenteren als twee polariteiten. Het gaat over ‘behoud en vernieuwing’. Teveel behoud leidt tot verstarring, maar is ook de kracht die ervoor zorgt dat ons systeem/team niet uit elkaar valt en kennis en ervaring een plek hebben en gevonden kunnen worden. Vernieuwing en autonomie zorgt voor het flexibel kunnen zijn en meegroeien (innoveren) met de omgeving. Bij hybride werken gaat het dus, zoals altijd, om de balans vinden als individu en als team.”
Voorkeuren
Een ander inzicht is dat persoonlijke componenten de overhand kunnen krijgen. De Vogel hoort van beide kanten van het spectrum dezelfde argumenten. “Thuiswerkers zijn ervan overtuigd dat ze zich daar beter kunnen concentreren, terwijl de kantoorwerkers dat juist vinden van hun werkplek op kantoor. Voorkeuren zijn gekoppeld aan iemands levensfase, of wel of geen kinderen thuis zijn in welke leeftijd dan ook, of er thuis voldoende ruimte is voor een eigen werkplek, of iemand een partner heeft die thuis werkt of buitenhuis. Het is duidelijk dat we deze nieuwe manier van werken opnieuw met elkaar moeten uitvinden.”
“Het is duidelijk dat we deze nieuwe manier van werken opnieuw met elkaar moeten uitvinden”
Transitie
Door FlexWhere te introduceren hoopt het LUMC de mensen weer te faciliteren om naar kantoor te komen. “In de tevredenheidsonderzoeken zeggen de mensen namelijk dat ze wel hun collega’s missen”, vertelt De Vogel. “Ook hebben mensen duidelijke werkplekwensen, zoals minimaal twee werkschermen, een eigen kamer en dergelijke. Natuurlijk hebben wij wat dat aangaat enkele beperkingen. Maar het toont wel aan dat mensen vaardiger zijn geworden met IT. In het verlengde daarvan is ook de apparatuur verbeterd, zoals goede camera’s in de schermen en in vergaderruimtes kun je nu gewoon met een draadloos toetsenbord inloggen zodat niemand meer struikelt over kabels. We zitten nu midden in die transitie, waardoor nog niet alle werkplekken nieuwe dockingstations hebben. Dat zijn we nu allemaal aan het inrichten.”
In contact met elkaar
De beoogde twee dagen of 50 procent op kantoor is weliswaar een verplichting. “Maar,” zo benadrukt De Vogel, “we zijn allemaal volwassen mensen, dus wij willen daar niet een al te starre druk op leggen. Dat geeft alleen maar chagrijn. Het is voor iedereen verschillend. Voor de een is vier dagen op kantoor beter en voor de ander één dag. Laten we vooral kijken naar hoe we dat per individu het beste kunnen vormgegeven en laten we dat in contact met elkaar uitzoeken. Dan worden we met z’n allen wijzer.”
“Mede dankzij FlexWhere maken de mensen weer deel uit van het team”
Veranderprocessen
Michiel Otterloo, CEO van Dutchview – het bedrijf dat FlexWhere heeft ontwikkeld – noemt Danielle Braun en Jitske Kramer als inspiratiebron (zie kader ‘Tussentijd’). “Deze twee organisatie-antropologen beschrijven de verschillende fases in veranderprocessen. Toen iedereen aan het begin van de pandemie ineens thuis moesten werken, was dat voor veel mensen, zeker leidinggevenden, best eng. Maar dat bleek heel goed te gaan, al vonden velen het wel erg stil en misten ze hun collega’s. En als ze dan een keer naar kantoor kwamen, was er bijna niemand. Nu wordt duidelijk dat we niet meer terug kunnen naar de situatie van vóór COVID. Organisaties ontkomen er niet aan om hierop in te spelen. Het oude was niet goed, tijdens de veranderfase was het niet goed, dus is het nu de tijd om het oude zo goed mogelijk te combineren met het nieuwe. Daar kan FlexWhere zeker bij helpen.”
Tussentijd
Het motto van Braun en Kramer luidt: ‘leren van wat we al weten’. Op veel hedendaagse vraagstukken van samenwerking, leiderschap en nieuw organiseren bestaan allang antwoorden. We hoeven dus alleen maar om ons heen te kijken en te observeren hoe overal om ons heen verandering plaatsvindt. In het westen gaan we ervan uit dat verandering in twee lineaire stappen gebeurt: van IST (het oude) naar SOLL (het nieuwe). Maar op heel veel plekken in de wereld gaat dat in drie stappen. In Afrika ben je kind en onderga je op weg naar volwassenheid een tussentijd. Je gaat bij wijze van spreken het oerwoud in waar van alles gebeurt dat je leert om volwassen te worden. In organisaties kunnen we veel meer gebruikmaken van de kracht van die tussentijd. Ook met betrekking tot het huidige hybride werken, is het niet zo dat na het afsluiten van fase 1 (het einde van de pandemie) automatisch fase 2 opstart (het nieuwe normaal).
Waarde
Dat is direct voor Otterloo het voornaamste: “Ons doel is niet om zomaar een applicatie te maken, maar om daadwerkelijk iets van waarde toe te voegen. We zitten nu in een tussentijd, zoals Braun en Kramer die beschrijven. FlexWhere helpt om een werkplek te vinden én jouw collega’s. En misschien is dat tweede nog wel belangrijker dan het eerste. Als jij graag met bepaalde collega’s samenwerkt, kun je dat via de tool eenvoudig organiseren. Dat is in mijn optiek de voornaamste motivatie om een tool als FlexWhere in te zetten.”
Hamstergedrag
Vanaf het eerste begin is de applicatie meegegroeid met de ontwikkelingen in de maatschappij. Ruim vóór de pandemie werd flexibel werken voornamelijk gepromoot om te bezuinigen op kantoorruimte. Otterloo: “Veel mensen vroegen zich destijds af of ze wel een werkplek hadden voor hun kantoordagen. FlexWhere hielp veel twijfelaars toen over de streep. Dat ging zelfs zover dat het hamstergedrag in de hand werkte; medewerkers boekten op voorhand werkplekken in, of ze nu wel of niet naar kantoor zouden komen. COVID heeft het proces ingrijpend veranderd en in dat kielzog is de tool mee veranderd. Als reserveringstool zorgt het nu vooral voor dat je goed met elkaar kan samenwerken. Mede dankzij FlexWhere maken de mensen weer deel uit van het team.”
Minder CO2
Nu de zomer voorbij is komen meer mensen weer graag naar kantoor. Dat is met de huidige energiecrisis goedkoper dan je eigen huis de hele dag te moeten verwarmen. “Soms is er dan geen werkplek op kantoor meer beschikbaar”, vertelt Otterloo. “Doordat je dit vooraf kunt plannen, voorkom je dat mensen voor niets naar kantoor reizen, wat weer minder CO2-uitstoot betekent. Alle kleine beetje helpen. Zelf heb ik in het verleden heel veel tijd besteed aan woon-werkverkeer. Achteraf vind ik dat een enorme verspilling van tijd en energie.”
Volgens Otterloo willen mensen zeker weer naar kantoor komen. “Thuis zit je ook maar alleen met je hond en je goudvis. Alleen moet je dan wel zeker weten dat je niet alleen op dat kantoor zit. In FlexWhere kun je zien wanneer de meeste mensen op kantoor zijn. Er is altijd een groep die op redelijk gezette tijden voor het kantoor kiest en daar kan iemand dan bij aanhaken. Ook kan het management de mensen stimuleren om één bepaalde dag in de week bij elkaar te komen op kantoor. Op die manier krijg je met FlexWhere een dynamischer werkomgeving.”
