Hybride werken is niet meer weg te denken uit de moderne bedrijfsvoering. Door de toenemende behoefte aan flexibele werken en gedeelde werkplekken is het beheer van ruimtes en werkplekken een echte uitdaging voor facility managers. Geschikte software voor werkplekbeheer kan hierbij helpen. Werknemers laten kiezen waar ze op kantoor gaan zitten en wanneer ze binnenkomen, heeft veel voordelen, zowel voor de optimalisatie van de ruimte als voor de tevredenheid van de werknemers. Een intuïtief en gebruiksvriendelijk werkplekreserveringssysteem, zoals FlexWhere, is essentieel om deze uitdaging aan te gaan.

Werknemers en werkgevers profiteren van digitale tools voor het reserveren van bureaus en vergaderruimtes. In tijden waarin talent schaars is, wilt u uw medewerkers tevreden houden en tegelijkertijd nieuwe en vitale medewerkers aantrekken. Vrijheid en vertrouwen zijn vaak woorden die geassocieerd worden met werkplezier en met een aantrekkelijke werkgever. Effectieve tools om hybride werke mogelijk te maken, stellen werknemers in staat om te beslissen wanneer ze naar kantoor komen op basis van informatie die beschikbaar is in de app, zoals; “Zijn mijn favoriete collega’s vandaag op kantoor?” of “is het zit-sta-bureau vandaag beschikbaar?”. De dagen dat je naar kantoor gaat om dan te ontdekken dat er niemand is om mee samen te werken, zijn voorbij; we zijn er toch allemaal op uit om kantoordagen weer de moeite waard te maken.

Handige tools voor hybride werken?

FlexWhere helpt bedrijven om hybride te werken, door werknemers aan te moedigen terug naar kantoor te gaan met functies om bureaus en vergaderruimtes te boeken, waarbij gebruikers hun collega's gemakkelijk kunnen vinden, en real-time kantoorstatistieken.

De FlexWhere-app werkt op elk apparaat en alle bekende besturingssystemen. De plattegrond van het kantoor toont real-time de beschikbare bureaus. Na de reservering kleurt een groene werkplek geel (gereserveerd). Zodra een medewerker met zijn desktop inlogt op de wifi van kantoor, of zijn laptop via een dockingstation aansluit, registreert FlexWhere automatisch zijn locatie. Iemand die gebruik maakt van een bureau zonder desktop of docking station kan dit aangeven in de app. Vanaf dit moment kleurt de werkplek rood (bezet). Als je niet op kantoor bent, schakel dan "Werken op afstand" in, zodat collega's weten dat je niet fysiek aanwezig bent. Op de kaart zijn aanwezige collega's snel te traceren, zoals een EHBO'er of een BHV'er. Als je liever ongestoord aan een project werkt, kun je jezelf onvindbaar maken met de knop "Verberg mij".

Grote besparingen

Duurzamer zijn is een doel voor veel bedrijven, maar hoe kunnen hybride tools daarbij helpen? Met inzicht in de bezetting van elke vergaderruimte, de kantoorindeling, welke bureaus populair zijn en welke niet, kan flink worden bespaard op technische infrastructuur, schoonmaak en energie.

Duurzaamheid hangt ook samen met het welzijn van werknemers. Creëert u een omgeving waarin mensen willen werken? FlexWhere kan worden gekoppeld met sensoren, lasers of slimme camera's voor integraal gebouwbeheer en werkplekbeheer. Denk bijvoorbeeld aan een analyse van het welzijn in het gebouw, zoals temperatuur, luchtvochtigheid of CO2-gehalte in een vergaderruimte.

Privacy en veiligheid

FlexWhere is ontwikkeld met privacy en veiligheid als niet-onderhandelbaar. Dit betekent dat de reserveringsapp werkt met geanonimiseerde gegevens. Gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en alle servers staan in de EU. Verder heeft iedereen bij Dutchview IT die aan de software werkt een geheimhoudingsverklaring getekend. De app is eenvoudig te installeren en te beheren. De software is al meer dan tien jaar verfijnd en verbeterd. Inmiddels gebruiken ruim 285.000 gebruikers de app dagelijks om een bureau te reserveren.

Klantenservice en support

Een andere belangrijke factor waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van software voor hybride werken, is klantondersteuning. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze betrouwbare ondersteuning krijgen bij vragen en problemen. FlexWhere biedt bijvoorbeeld uitgebreide klantondersteuning om klanten te helpen bij het opzetten, beheren en gebruiken van de software. FlexWhere biedt ook een uitgebreide en gemakkelijk te navigeren supportsite voor gebruikers.

Privacy bescherming

Bij het kiezen van software voor werkplekreserveringen is het belangrijk om rekening te houden met de privacy van werknemers. FlexWhere biedt verschillende privacy- en beveiligingsfuncties om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens en informatie beschermd blijven en alleen voor de juiste doeleinden worden gebruikt.

Real-time monitoring

Een ander sterk punt van FlexWhere is de real-time monitoring van gebouwen en werkplekken, waardoor snel kan worden gereageerd op bezettingswisselingen en zo de efficiëntie en benutting van gebouwen kan worden verhoogd.

Integratie met Outlook

Een belangrijk kenmerk van de bureaureserveringssoftware is de integratie met Outlook. Hierdoor kunnen werknemers vergaderingen en sessies rechtstreeks vanuit hun Outlook-agenda boeken en beheren. De integratie met Outlook vergemakkelijkt ook het plannen van vergaderingen en verhoogt de efficiëntie van het beheer van ruimtes.

Andere integraties

Integraties met andere systemen zijn een ander voordeel van FlexWhere. Dankzij integraties kunnen bedrijven gegevens en informatie in realtime delen, waardoor de efficiëntie en productiviteit van hun werknemers toenemen. Mogelijke integraties zijn koppelingen met gebouwbeheersystemen en de integratie van IoT-sensoren.

Algemene voordelen en kenmerken van FlexWhere:

• Intuïtieve en eenvoudige bediening

• Altijd en overal werkplekken reserveren via mobiele of desktop app

• Gegevensbeveiliging en gegevensbescherming volgens DSGVO

• Goede prijs-prestatieverhouding

• Kan tot behoorlijk wat kostenbesparingen leiden

• Technische ondersteuning en hulp bij installatie: Voor de implementatie is alleen een plattegrond van het kantoorgebouw nodig en zo kunnen medewerkers in een mum van tijd hun werkplek reserveren.

• Koppeling met Outlook en Google Agenda mogelijk.

Concrete voordelen van FlexWhere voor medewerkers

• Zie of collega's op kantoor is via live bezettingsoverzicht

• Plan uw week met agenda-integratie voor Outlook en Google Agenda

• Persoonlijk boekingsoverzicht voor bureaus en vergaderruimtes

• Intuïtief boekingsproces

• Interactieve plattegrond van uw kantoor

• Vind collega's eenvoudig via de zoekfunctie

• Filter op eigenschappen van een werkplek- of vergaderruimte (bijvoorbeeld dubbel scherm of zit-sta-bureau)

• Boekingsherinnering

Concrete voordelen van FlexWhere voor beheerders

• Verstandigere beslissingen op basis van bezettingsgegevens

• Heatmaps voor gebruiksstatistieken

• Tijdelijk blokkeren van objecten zoals werkplekken

• Instellingen voor gebruikers- en boekingsbeheer

• Gast- en groepsboekingen voor overige medewerkers en externe bezoekers

• Uitgebreide import- en exportfuncties

• Kaarteditor

• Pas gebruikersinstellingen aan vanuit het FlexWhere-controlecentrum

Lees hier wat onze klanten zeggen over FlexWhere-kamerboekingssoftware.

Nu zelf gratis uitproberen?

Ervaar het gemak van FlexWhere, de ultieme werkplekreserveringstool: Vraag hier een gratis demo aan of start een gratis proefperiode.