"FlexWhere is nuttig voor zowel de gebruikers als het management in ons ziekenhuis"

“FlexWhere is een prima middel om de kosten van de zorghuisvesting in toom te houden. Deze app is nuttig voor zowel de gebruikers als het management in ons ziekenhuis. Eigenlijk voor alle takken in de zorg, of het nou gaat om ziekenhuizen, ouderenzorg, gehandicaptenzorg of de GGZ. De investering van het Erasmus MC in FlexWhere is al zeker tien maal terugverdiend. Tot nu toe.”

Huisvestingexpert Huib Maclean weet waarover hij het heeft, als strategisch adviseur bij dynamische 24/7-organisaties als de NS en het Erasmus MC. Hij geniet van het optimaliseren van de vele schakeltjes binnen een compleet medisch dorp, met ruim 16.000 medewerkers op 450.000 vierkante meter. Maclean introduceerde hier FlexWhere.

“FlexWhere is bruikbaarder dan onze eerder gebruikte methodes”

“Ik kwam voor het eerst in contact met FlexWhere bij een conferentie over flexibel werken. Op dat moment zochten we een goed middel voor bezettingsgraadmetingen voor ons ziekenhuis. Een robuust, maar tegelijk makkelijk implementeerbaar systeem. Al snel werd me duidelijk dat deze app bruikbaarder was dan onze eerder gebruikte methodes als bewegingssensoren en periodieke visuele metingen.”

“FlexWhere verschaft ons data waardoor we niet direct hoeven te investeren in dure inflexibele stenen”

Bij een werkgever van deze omvang is er non-stop vraag naar verbouw, uitbreidingen of aangepaste kantoorinrichting, vandaar Macleans’ focus op het meten van de bezettingsgraad. “Met deze app krijgen we goede data en argumentatie om verbouwingen of uitbreidingen wel of niet te faciliteren. FlexWhere geeft ons inzicht in de 'lucht' die er in de gebouwen zat. Zo'n inzicht beperkt het investeren in gebouwen. Die middelen kunnen beter aan zorg worden besteed. Stenen maken immers niemand beter."

"Het werd inzichtelijk dat van onze 4.000 werkplekken er op gecombineerde piektijden 850 structureel leeg staan. Stel dat je een gebouw met 850 van dit soort werkplekken zou moeten bouwen, dan ben je ongeveer 25 miljoen kwijt. Het verschil is natuurlijk erg groot tussen ‘intern wat indikken’ of kostbare nieuwbouw realiseren.”

“De app gaf aan dat bepaalde ruimtes opmerkelijke piek- en daltijden hebben, waardoor een betere spreiding mogelijk was en we capaciteit konden verhogen. We hebben op dit moment 4.000 werkplekken in de app zitten, maar na toekomstige renovatie en nieuwbouw  gaan we opschalen naar ongeveer 10.000.”

“Ik kijk er naar uit als FlexWhere hier straks volledig het huis in gaat”

Het besluitvormingsproces moest diverse risicoanalyses en hiërarchische lagen trotseren, van privacy officers, ondernemingsraad of ICT-afdelingen tot aan de Raad van Bestuur. Maclean: “Uiteindelijk zag iedereen er het nut van in. Door corona kwam alles in een stroomversnelling, omdat iedereen doorhad dat we naar een wezenlijk andere situatie gingen.”

Nadat een half jaar geleden groen licht kwam om koppelingen te maken met andere softwarepakketten, zit het Erasmus MC nu in een pilotfase met Macleans’ eigen huisvestingafdeling. “We testen het zoeken van beschikbare werkplekken en het vinden van collega’s. Ik kijk er naar uit als FlexWhere hier straks volledig het huis in gaat.”

Naast de kantoorgebieden is begonnen met het meten van de poliklinieken. Maclean: “Daar ligt nog een schat aan informatie die kan bijdragen aan een efficiënter zorgproces. We zijn nog lang niet klaar met FlexWhere.”

“Ze doen alles om met oplossingen te komen”

Maclean: “We voelen ons koninklijk behandeld. Ik schaamde mezelf soms wel eens voor de hoeveelheid gevraagde acties en aparte eisen. Er waren innovatiestappen bij waarin zij soms zelf het voortouw namen, om het vervolgens tot een bevredigend einde te brengen. De mensen achter FlexWhere hebben een enorme bereidheid om het systeem te optimaliseren.”

Hij vervolgt: “Het enig verbeterpunt dat ik kan bedenken is dat er wel eens een vraag was die zij, althans op dat moment, technisch niet konden realiseren. Toch blijven ze dan alles doen om met oplossingen te komen. Daar houd ik nou van!”

“Invoering van de app was ook goed voor de mentale kant van medewerkers”

“Ik kan zeggen dat we FlexWhere al vele malen hebben terugverdiend. Alleen al omdat we door de bezettingsgraadmetingen het gesprek konden aangaan met de gebruikers. Op basis daarvan konden we heel feitelijk uitleggen dat nieuwbouw voorlopig niet nodig was.”

Achter de cijfertjes en data kijkend zal de invoering van de app ook goed zijn voor de mentale kant van medewerkers. “Door het terugdringen van een fors aantal werkplekken ontstond de angst dat er dingen afgenomen worden van medewerkers. Bijvoorbeeld dat ze hun oude bekende basis missen, of zich afvragen waar ze in de nieuwe situatie hun collega’s kunnen terugvinden. Deze app speelt precies daarop in”, zo stelt hij. "Ik verwacht dat de betrokkenheid van werknemers toeneemt als ze zelf een goed uitgeruste werkplek kunnen selecteren die ze voor die dag nodig hebben.”