Vanuit welke systemen kan Flexwhere vergadergegevens importeren?

Flexwhere synchroniseert met je bestaande agenda’s, zodat de beschikbaarheid van vergaderruimtes altijd klopt. Door externe systemen te koppelen, kun je reserveringen bekijken, plannen en beheren, allemaal in de Flexwhere-app.

1. Ondersteunde systemen

Flexwhere werkt op dit moment met de volgende hoofd platforms om vergader gegevens te importeren en synchroniseren:

• Microsoft Outlook (via Graph API): Een directe tweerichtings synchronisatie. Vergaderingen die in Outlook worden gepland, verschijnen automatisch in Flexwhere – en andersom.
• Google Calendar: Een rechtstreekse koppeling voor Google Workspace-omgevingen. Reserveringen blijven perfect gesynchroniseerd.
• TOPdesk: Verbindt via de TOPdesk API (hierbij is de module ‘Huisvestingsbeheer’ nodig).
• Outlook (via SFTP): Eenrichtingskoppeling (alleen lezen), waarbij Flexwhere elke 15 minuten gegevens ophaalt uit een CSV-bestand op een SFTP-server.
  
  

2. Zo koppel je je systeem

De installatie gebeurt door de Flexwhere-beheerder in het Control Centrum.

Google Calendar koppelen:

1. Log in op het Control Centrum en ga naar Organisatie-instellingen.
2. Scroll naar het onderdeel ‘Extra’.
3. Zet de schakelaar bij Google Calendar op AAN.
4. Volg de stappen om je Google Workspace-account te autoriseren.
5. Koppel je vergaderruimtes aan de juiste Google-agenda’s.
   
   

Microsoft Outlook (Graph API) koppelen:

1. Maak een directe verbinding tussen Flexwhere en je Microsoft-omgeving.

2. Koppel de specifieke vergaderruimte kalender in Outlook aan de bijbehorende ruimte in Flexwhere.

3. Na het koppelen zorgt het systeem automatisch voor een tweerichtings synchronisatie.

TOPdesk koppelen:

1. Zorg dat je de URL van jouw TOPdesk-organisatie hebt (bijv. https://naam.topdesk.net/).
2. Gebruik een TOPdesk-account met lees- en schrijfrechten voor vergader objecten en toegang tot de API.
3. Controleer in het Control Centre of het kamernummer in Flexwhere exact overeenkomt met het nummer in TOPdesk.

Let op: Zet de optie ‘Ad-hoc reserveren’ UIT voor gekoppelde ruimtes.

3. Beheer en monitoring van koppelingen

Zodra een koppeling actief is, kun je de status eenvoudig monitoren in het Control Centre:

• Statusweergave: Zie of het systeem actief gekoppeld is en wie de koppeling heeft geautoriseerd.
• Datacontrole: Als een ruimte niet synchroniseert, verschijnt de melding: “Er worden nog geen gegevens ontvangen.
  
• Synchronisatietijd: Integraties via Graph en Google zijn vrijwel direct. SFTP en TOPdesk kunnen 15–20 minuten nodig hebben om wijzigingen weer te geven.
  
  

Tips voor een succesvolle integratie

✅ Check je abonnement – Sommige koppelingen (zoals Google Calendar) vereisen een specifieke abonnementsvorm. Neem contact op met je accountmanager om dit te controleren.
✅ Naamgeving – Zorg bij TOPdesk- en SFTP-koppelingen dat de namen of nummers van ruimtes exact overeenkomen in beide systemen. Zo voorkom je synchronisatiefouten.
✅ Ondersteuning bij SFTP – Bij het opzetten van een SFTP-koppeling ben je zelf verantwoordelijk voor het export script dat de CSV genereert. Hulp nodig bij het juiste format? Neem gerust contact met ons op.

Hulp nodig?
Mail naar support@flexwhere.nl.