Verhuizen met je kantoor is een grote stap. Een nieuwe ruimte, een frisse start en een geoptimaliseerde indeling geven energie. Tegelijk komt er veel bij kijken, van inpakken en plannen tot het waarborgen van de continuïteit.
Ook wij bij Flexwhere zitten middenin een verhuizing. Daarbij hebben we waardevolle inzichten opgedaan over hoe ons eigen platform je kan ondersteunen tijdens deze overgang.
Van het reserveren van een werkplek tot inzicht in ruimtegebruik, Flexwhere is ontworpen om je kantoorleven makkelijker te maken. Maar wat gebeurt er als de volledige kantoorstructuur verandert? We leggen uit hoe je met de krachtige plattegronden van Flexwhere je verhuizing soepel laat verlopen, inclusief lessen uit onze eigen ervaring.
Een van de eerste keuzes bij het inrichten van je nieuwe kantoor in Flexwhere gaat over je historische data. Je huidige statistieken zijn gekoppeld aan je bestaande gebouw en plattegrond. Bij een verhuizing start je in feite met een nieuw digitaal canvas, met een nieuwe plattegrond zonder gebruiksdata.
De vraag is dus: wil je je bestaande statistieken behouden of zie je het nieuwe kantoor als een frisse start?
Is historische data belangrijk voor trendanalyses op de lange termijn? Dan kun je kiezen voor een strategische vervanging van de kantoor plattegrond. Hierbij vervang je de oude plattegrond afbeelding door de nieuwe indeling, terwijl je bestaande werkplekken, inclusief gekoppelde dockingstations, zorgvuldig verplaatst naar de nieuwe visuele informatie.
Handig als:
Misschien past een schone lei beter bij een nieuwe locatie . Door volledig nieuwe plattegronden en nieuwe werkplekken aan te maken, begin je voor dat gebouw opnieuw met je analyses in Flexwhere.
Handig als:
Welke keuze je ook maakt, neem deze beslissing vroeg in het proces. Het heeft grote invloed op de inrichting van je Flexwhere omgeving.
Voor een soepele flex werkervaring is het correct koppelen van dockingstations aan werkplekken essentieel. Tijdens een verhuizing kan dit echter een tijdrovende en frustrerende klus zijn. Dat hebben wij zelf ook ervaren.
Juist daardoor zien we de meerwaarde van geautomatiseerde mapping. Stel je voor dat Flexwhere automatisch dockingstations herkent en koppelt aan de juiste werkplek, met minimale handmatige stappen. Daar werken we naartoe, mede op basis van onze eigen recente ervaringen.
Tip: label vóór de verhuizing elk dockingstation zorgvuldig met het bijbehorende werkplek ID. Dat versnelt het opnieuw koppelen aanzienlijk.
Laten we eerlijk zijn, de eerste dagen of weken in een nieuw kantoor zijn vaak wat onrustig. Zelfs met een goede voorbereiding is er altijd een gewenningsperiode. Je nieuwe plattegrond in Flexwhere kan er perfect uitzien, maar zolang niet alles fysiek is gekoppeld, kan de bezettingstijd nog afwijken van de werkelijkheid.
Met de juiste voorbereiding houd je deze overgang beheersbaar.
1. Bepaal je datastrategie
Beslis vooraf of je je oude statistieken behoudt of opnieuw begint. Dit bepaalt hoe je je Flexwhere omgeving inricht.
2. Richt je plattegronden op tijd in
Maak de nieuwe plattegronden ruim vooraf aan in Flexwhere. Ook als dockingstations nog niet zijn aangesloten, kun je werkplekken en ruimtes alvast inrichten. Teams kunnen zo wennen aan de nieuwe indeling en eventueel al reserveren. Communiceer wel duidelijk dat er in het begin kleine afwijkingen kunnen zijn.
3. Pas tijdelijk automatisch vrijgeven aan
De functie voor automatisch vrijgeven is ideaal om ruimte optimaal te benutten. In de eerste fase na een verhuizing kan deze functie echter werkplekken vrijgeven terwijl het systeem de bezetting nog niet correct registreert, bijvoorbeeld door nog niet gekoppelde dockingstations.
Overweeg daarom om automatisch vrijgeven tijdelijk uit te schakelen, bijvoorbeeld voor enkele dagen of een week, totdat je bezettingstijd betrouwbaar is. Zo voorkom je dat collega’s aankomen bij een gereserveerde werkplek die ineens weer beschikbaar lijkt.
Software zoals Flexwhere is een belangrijk onderdeel van een succesvolle verhuizing, maar communicatie met je teams is minstens zo belangrijk.
Een kantoorverhuizing hoeft geen nachtmerrie te zijn. Met een doordachte aanpak, heldere communicatie en slim gebruik van Flexwhere maak je van een complexe operatie een kans om efficiënter en toekomstgericht te werken.
Door te leren van onze eigen ervaring helpen we je graag om van je volgende verhuizing de soepelste tot nu toe te maken.