Het Hoogheemraadschap van Rijnland is een overheidsorgaan dat het land beschermt tegen het water. Het hoofdkantoor is in 2012 op flexibel werken overgegaan en zocht een systeem om in kaart te brengen welke vrije werkplekken er zijn en wie waar zit. Dat werd FlexWhere.

“We hebben destijds voor FlexWhere gekozen omdat er weinig andere aanbieders waren die aan onze wensen konden voldoen. Het vulde het spreekwoordelijke gat in de markt op. FlexWhere is een stabiel systeem dat overzichtelijk is en simpel werkt. We hebben er nooit problemen mee. Op elke verdieping hangen vier touchscreens. Mensen stappen uit de lift en kunnen meteen checken waar een plek vrij is. Handig is dat je bij het zoeken naar een collega gelijk een gegevenskaart van de collega te zien krijgt. Met naam, functie, afdeling, telefoonnummer en het emailadres dat op je werkplek aanklikbaar is.

Naast de werkplekmodule gebruiken we ook de vergadermodule en WordCast veel. Op de verdieping met vergaderzalen hangt een scherm waarop je ziet in welke zaal je wordt verwacht. Ook zie je welke vergaderzaal vrij is.

In de entreehal tonen we met WordCast een speciaal profiel voor bezoekers. Mensen van buitenaf zien snel in welke vergaderruimte ze worden verwacht. We gebruiken deze schermen ook om de waterstanden te laten zien, waar er door ons gemalen wordt en we verwijzen naar social media. In bijvoorbeeld het restaurant tonen we een ander profiel, met afbeeldingen van de personeelsvereniging, reisinformatie, buienradar en nieuwsberichten. Iedereen is onder de indruk van de schermen. De functie spreekt enorm aan, ook bij bezoekers.”

Cees Barnhoorn, senior medewerker servicepunt

“Flexibel werken vraagt om een hulpmiddel om het de medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Door FlexWhere kunnen wij prettig werken!”

“Voor de receptie is het van groot belang te weten waar de BHV-ers zich bevinden. Toen we overstapten op het nieuwe werken en iedereen elke dag ergens anders zat, werd dit heel lastig. Als iemand onwel wordt of als er is brand, dan wil je toch snel handelen. Verder vind ik het heel prettig dat ik met FlexWhere snel kan zien of iemand in het pand aanwezig is of bijvoorbeeld thuis aan het werk is. Vanuit mijn werk verbind ik veel mensen telefonisch door en sta ik bezoek te woord die een afspraak hebben. Door deze functie kan ik hen veel sneller helpen.”

Monique Keijzer, receptioniste klantcontactteam

“Ikzelf ben één van de weinigen met een vaste werkplek. Ik gebruik FlexWhere vooral om collega’s op te sporen die een ICT-vraag hebben. De software kan ik wel op afstand bedienen, maar als het om de hardware gaat dan moet ik er toch even heen. Er werken bij ons 650 medewerkers, verdeeld over 8 verdiepingen, met allemaal een flexibele werkplek. Ga daar maar eens aanstaan, om iemand snel te vinden. Daar gebruik ik FlexWhere voor.”

Ruud Wisse, ICT medewerker