Het Hoogheemraadschap van Rijnland is een overheidsorgaan dat het land beschermt tegen het water. Het hoofdkantoor is in 2012 op flexibel werken overgegaan en zocht een systeem om in kaart te brengen welke vrije werkplekken er zijn en wie waar zit. Dat werd FlexWhere.
“We hebben destijds voor FlexWhere gekozen omdat er weinig andere aanbieders waren die aan onze wensen konden voldoen. Het vulde het spreekwoordelijke gat in de markt op. FlexWhere is een stabiel systeem dat overzichtelijk is en simpel werkt. We hebben er nooit problemen mee. Op elke verdieping hangen vier touchscreens. Mensen stappen uit de lift en kunnen meteen checken waar een plek vrij is. Handig is dat je bij het zoeken naar een collega gelijk een gegevenskaart van de collega te zien krijgt. Met naam, functie, afdeling, telefoonnummer en het emailadres dat op je werkplek aanklikbaar is.
Naast de werkplekmodule gebruiken we ook de vergadermodule en WordCast veel. Op de verdieping met vergaderzalen hangt een scherm waarop je ziet in welke zaal je wordt verwacht. Ook zie je welke vergaderzaal vrij is.
In de entreehal tonen we met WordCast een speciaal profiel voor bezoekers. Mensen van buitenaf zien snel in welke vergaderruimte ze worden verwacht. We gebruiken deze schermen ook om de waterstanden te laten zien, waar er door ons gemalen wordt en we verwijzen naar social media. In bijvoorbeeld het restaurant tonen we een ander profiel, met afbeeldingen van de personeelsvereniging, reisinformatie, buienradar en nieuwsberichten. Iedereen is onder de indruk van de schermen. De functie spreekt enorm aan, ook bij bezoekers.”
