Flexwerken invoeren kan zonder extra hardware

Een slim kantoor of smart office zorgt voor een goede sfeer waarin personeel fijner werkt. Belangrijk, want de productiviteit gaat omhoog als medewerkers lekker in hun vel zitten. Doordacht gebouwmanagement en Het Nieuwe Werken helpen daarbij. Met FlexWhere zien medewerkers waar op kantoor een werkplek of vergaderruimte vrij is. En de facilitair manager of gebouwbeheerder krijgt handige statistieken. Daarvoor zijn geen sensoren, slimme camera’s of lasers nodig. Al geven die soms wel extra inzicht.

Een plattegrond met daarop werkplekken. Veel meer heeft een organisatie niet nodig om met flexwerken te beginnen. We hebben bij het ontwerp van ons systeem FlexWhere bewust gekozen voor eenvoud. Natuurlijk kunnen we sensoren of infraroodcamera’s gebruiken om te meten of een plek bezet is. Maar dat kan simpeler en slimmer.

Zodra een werknemer of gast een desktop-pc aanzet, gaat vanzelf een seintje naar FlexWhere. Die plek is vanaf dat moment bezet. Een medewerker met een laptop krijgt bij het inloggen de vraag om zelf de werkplek door te geven. Iedereen ziet waar nog werkplekken vrij zijn via een app op de eigen mobiele telefoon, op de eigen laptop of op een groot scherm bij de ingang. Daar kan gelijk ook gezocht worden naar de werkplek van directe collega’s. Daarvoor hoeft de kantoorinrichting niet op de schop.

Hetzelfde geldt voor vergaderruimten. Een collega boekt de zaal en checkt in aan het begin van de vergadering. Krijgt het systeem geen melding? Dan valt de ruimte weer vrij na een vooraf ingestelde tijd. Ook voor dit online reserveringssysteem zijn geen sensoren, lasers of slimme camera’s nodig.

FlexWhere toont niet alleen of een werkplek of vergaderruimte vrij is. De software laat ook uitgebreide, geanonimiseerde, statistieken zien. Dat wordt al snel een goudmijn aan informatie voor iedere facilitair manager, afdelingshoofd en gebouwbeheerder. Wat is de bezettingsgraad van die vergaderruimte? Voldoet de kantoorinrichting aan de wensen van de gebruikers? Wanneer gaan werknemers naar huis (en kan de verwarming lager)?

Wanneer wel sensoren, camera’s en lasers?

Voor uitgebreider gebouwmanagement en werkplekbeheer kan het nuttig zijn om FlexWhere uit te breiden met gegevens uit sensoren, camera’s en lasers. Via de api zijn die gegevens uit de onopvallende apparaten te koppelen aan FlexWhere. Daardoor wordt een smart office nog slimmer.

Lasers tellen bijvoorbeeld hoeveel mensen in het gebouw zijn, infraroodcamera’s laten het aantal lege parkeerplaatsen zien en de praathoekjes in het gebouw komen op een vlekkenkaart.

Met nog specifiekere sensoren helpt FlexWhere met een analyse van het welzijnsniveau in het gebouw. Denk aan sensoren die de temperatuur meten, de luchtvochtigheid of het CO-niveau in een vergaderruimte.

Sensoren kunnen bijdragen aan welzijn

De centrale vraag voor het gebouwmanagement bij het invoeren van slimme technologie in het kantoor is dan ook: hoe draagt die bij aan de tevredenheid van medewerkers, zonder dat de privacy wordt geschonden? Onze partner Ikanda heeft veel ervaring met sensoren, slimme camera’s en lasers in een kantooromgeving. Bekijk de site van Ikanda voor meer actuele en haalbare voorbeelden.

Is dit soort technologie nog een stap te ver? Vraag dan een gratis demo aan en ervaar dat FlexWhere ook zonder extra’s van ieder kantoor een smart office maakt.